프로젝트 대응 상황의 케이스 별 내용에 대해서 설명 해드리겠습니다. 프로젝트를 진행하면 프로젝트 매니저는 다양한 상황이 발생하는 것을 경험하게 되고 이에 따라 케이스 별로 다른 대응 방법과 전략이 있습니다. 프로젝트 매니저는 이러한 케이스 별 대응 방법에 대해서 잘 이해하고 상황이 발생하면 이러한 방법들을 잘 활용하고 적용할 수 있어야 합니다. 프로젝트들은 모두 다릅니다. 동일한 프로젝트는 없습니다. 따라서 프로젝트 매니저가 프로젝트를 진행할 때 마다 새로운 상황을 맞이하게 되며 이에 따라 가장 합리적이고 적합한 방법을 취해야 할 것입니다. 프로젝트의 대응 상황에 대해서 좀 더 자세히 알아보도록 하겠습니다.
프로젝트 대응 상황의 케이스별 적용 방법
프로젝트 매니저(PM)로 현재 서버 용량이 부족하다는 것을 알게 되었고 이에 대응하기 위해서 업체와 추가 서버 계약을 진행하였다면 이는 회피 전략을 사용한 것에 해당합니다. 회피는 주로 위협을 없애거나 발생 확률을 아예 없도록 만드는 것을 말합니다. 목표 변경, 위협 원인 제거, 일정 연장, 전략 변경, 범위 축소와 같이 강력한 조치들이 해당됩니다. 회피 방법 이외에도 완화는 위협의 확률과 영향을 줄이는 방법이 있습니다. 더 많은 테스트를 진행하고 안정적인 판매자를 선정하거나 프로토타입을 개발해서 요구 사항을 더 구체화하는 등의 조치는 완화에 해당합니다.
부정적 리스크의 대응 전략으로는 에스컬레이션, 회피, 전가, 완화, 수용이 있습니다. 에스컬레이션은 프로젝트 팀이나 프로젝트 스폰서가 위협이 프로젝트 범위에 벗어나거나 제안 된 대응책이 프로젝트 매니저의 권한을 넘어설 수 있다는데 동의하는 경우 사용할 수 있는 적절한 방법입니다. 회피는 리스크를 완전하게 없애는 것으로 프로젝트 관리 계획서의 변경이 수반되는 적용 방법입니다. 일정 연장, 전략 변경, 버무이 축소, 프로젝트 중단 등의 조치가 여기에 해당합니다.
전가는 리스크로 인한 부정적인 영향의 일부나 전부를 다른 제3자에게 이전하는 것입니다. 보험을 들거나 제3자와의 계약을 체결하는 방법이 있습니다. 완화는 불리한 리스크 사건의 발생 확률이나 영향을 수용 가능한 한계로 낮추는 것을 말합니다. 복잡한 프로세스를 간소화 한다거나 더 많은 테스트를 진행한다거나 중복 설계, 프로토타입 개발, 방음벽 설치 등이 있습니다. 수용은 모든 리스크를 없애는 것이 불가능한 상황에서 채택되는 전략입니다.
리스크를 그대로 수용하는 방법입니다. 리스크가 발생하면 프로젝트 팀이 처리하는 방법으로 프로젝트 매니저의 권한 안에서 사용할 수 있는 예산인 우발 사태 예비를 사용하는 것이 대표적인 예입니다. 프로젝트를 진행하는 도중에 프로젝트 팀원들은 리스크 관리 대장(에 있지 않은 리스크를 식별하였을 때 프로젝트 매니저는 해당 리스크를 문서화하고 분석을 실시해야 합니다. 프로젝트를 진행하는 동안 새로운 리스크가 식별 된다면 이것은 리스크 관리 대장에 기록하고 정성적인 분석 부터 다시 시작해야 합니다.
프로젝트 대응 관련 케이스별 대처 내용
프로젝트 매니저(PM)로써 특정 프로젝트를 진행 중인데 프로젝트 진행 중에 계속 품질 수준이 낮아서 프로젝트의 중요한 이슈가 되었다면 이러한 발생 정황과 해결책 제시에 가장 적합한 기법은 인과 관계도입니다. 인과 관계도는 문제점과 원인의 관계를 도식화 해서 보여줌으로써 이슈 발생 정황과 해결책 제시에 도움을 줄 수 있습니다. 프로젝트 팀에서 계획을 실행하기에 충분한 경고가 있을 것이라고 믿고 있는 경우 미리 정한 특정한 조건에서만 실행할 대응 계획을 수립하기도 합니다. 이러한 대응 계획을 우발 사태 계획이라고 부릅니다. 리스크 대응 방안 중에서 어떤 것은 일정한 사건이 발생할 경우에만 사용합니다.
대표적인 것은 우발 사태 계획입니다. 우발 사태 계획은 리스크에 대해 프로젝트 팀에서 계획을 실행하라는 예고가 충분하다고 믿는 경우에 사전에 정의된 특정 조건에서만 실행될 대응 계획을 의미합니다. 이러한 우발 사태 계획을 실행하게 하는 임계치나 특정 조건을 트리거라고 부릅니다. 프로젝트 매니저는 리스크 감시 활동을 진행하기도 합니다. 프로젝트 매니저가 리스크 감시 활동을 하는 과정에서 새로운 리스크가 식별이 되었을 때 프로젝트 매니저는 리스크 관리 대장에 등록한 다음 정성적 리스크 분석을 진행해야 합니다. 발생 가능성과 영향력을 파악하여 리스크의 크기를 계산하고 그것에 따라 우순 순위를 정하며 바로 대응책을 수립할지 정량적 리스크 분석을 수행할지 감시 목록에 넣고 지켜보아야 할 지 등을 결정합니다.
프로젝트가 진행 중인데 프로젝트 착수 때는 참여하지 않았던 사업 관리자가 리스크를 발견하였는데 스폰서와 협의해본 결과 프로젝트에 심각한 영향을 줄 수 있다고 판단될 경우에도 리스크 관리 대장에 업데이트를 해야 합니다. 리스크 관리 대장에 포함되는 내용은 합의된 대응 전략, 선택된 대응 전략을 구현하기 위한 구체적인 활동들, 유발 조건과 리스크 발생 징후, 경고 신호가 있습니다. 또한 선택된 대응 전략을 실행하기 위해서 필요한 예산과 일정 활동도 포함됩니다. 리스크 관리 대장에는 우발 사태 계획과 이를 실행하게 되는 유발 요인이 기재됩니다.
발생할 리스크와 기본 대응책이 부적절한 것으로 판명된 리스크의 대응책으로 사용할 대처 방안과 계획된 대응책을 진행한 다음 남아 있을 것으로 예상되는 잔존 리스크와 의도적으로 수용한 리스크를 기재합니다. 리스크 대응책 실행에 따른 직접적인 결과로 발생하는 2차 리스크도 작성하게 됩니다. 프로젝트 인력 중 중요한 기술을 가지고 있는 팀원이 퇴사를 하겠다고 하면 이러한 경우도 큰 리스크이며 리스크 관리 대장을 확인하고 대응해야 합니다. 중요한 인력의 변동은 프로젝트에 커다란 리스크가 될 수 있기 때문에 리스크 관리 대장에 등재되어 있을 가능성이 매우 높습니다. 따라서 프로젝트 매니저는 리스크 관리 대장에 등재되어 있는 상황에 따라 대응해야 하고 만약 등재되어 있지 않다면 새롭게 등재를 하던지 이슈 기록부에 등재를 하고 절차에 따라 진행합니다.
긍정적 리스크의 대응 전략에 대해서도 알아봅시다. 긍정적 리스크에 대한 대응 전략으로는 에스컬레이션, 활용, 공유, 증대, 수용이 있습니다. 에스컬레이션은 프로젝트 팀이나 프로젝트 스폰서가 기회가 프로젝트 범위를 벗어나거나 제안 된 대응책이 프로젝트 매니저의 권한을 넘어서는 것으로 판단될 때 사용할 수 있는 방법입니다. 활용은 기회가 확실하게 실현되도록 함으로써 특정 상위 리스크와 연관된 불확실성을 없애기 위한 방법으로 찾는 것입니다. 공유는 프로젝트에 이익을 가져다 주는 제3자에게 기회 소유권의 일부나 전부를 할당하는 것입니다. 증대는 긍정적 리스크의 중요한 유발원을 식별하여 극대화함으로써 발생 확률을 증가 시키는 활동입니다. 수용은 적극적으로 추구하지 않는 방법입니다.
프로젝트 대응의 프로젝트 매니저 노하우
프로젝트를 진행하다 보면 모든 프로젝트에서는 불확실한 이벤트가 발생할 수 밖에 없습니다. 여기서 불확실한 이벤트는 리스크를 말합니다. 모든 프로젝트는 리스크가 존재합니다. 프로젝트 매니저는 프로젝트에서 발생할 수 있는 리스크를 식별하고 대응책을 지속적으로 수립해나가야 합니다. 특히 예측형 접근 방식의 프로젝트로 워터폴 프로젝트를 진행하는 프로젝트 매니저라면 리스크 관리 대장을 통해 모든 리스크에 대해서 자세하게 문서화해야 합니다. 프로젝트 매니저가 이해 관계자들과 협의하여 공급 업체를 선정하여 업무를 진행하기로 결정했다면 가장 먼저 조달 작업 기술서와 위임 사항을 작성해야 합니다.
공급자를 선정하여 업무를 맡기는 일을 조달 관리라고 부릅니다. 조달 관리에서 가장 먼저 해야 하는 것은 조달 작업기술서나 위임 사항을 작성하는 것입니다. 어떤 업무를 공급업체에 맡기는지에 대한 상세 업무 내용을 작성해아지만 다음 작업들을 진행할 수 있게 됩니다. 조달 진행 순서를 보면 조달 작업 기술서와 위임 사항을 먼저 작성하고 그 다음 예산 책정에 필요한 상위 수준의 비용 산정치를 추산합니다. 그리고 나서 입찰 기회를 공지합니다. 적격 판매자의 최종 후보업체 목록을 식별하게 됩니다. 입찰서를 작성하여 발행하고 공급자가 제안서를 작성하여 제출하도록 합니다.
제안서에 대해 품질을 비롯하여 기술적 평가를 진행합니다. 제안서에 제시된 비용 평가를 실시합니다. 낙찰 제안서를 선정하기 위한 최종 품질과 비용 종합 평가를 준비합니다. 구매자와 판매자 사이의 협상을 완료하고 계약서에 서명합니다. 입찰 문서는 잘 작성된 입찰 문서가 될 경우 수요자가 공급자들이 작성한 제안서를 쉽게 비교할 수 있도록 할 수 있습니다.
입찰 문서는 유력한 공급자에게 제안서를 의뢰하기 위해서 사용되는 문서이며 제안 요청서(RFP, Request for proposal)이라고 부릅니다. 수요자는 유력한 공급자가 정확하고 완벽한 답변서를 작성할 수 있도록 지원해야 하며 공급자의 답변을 쉽게 평가할 수 있도록 조달 문서를 구성해야 합니다. 조달 문서에는 원하는 답변서 양식과 관련 조달 작업 기술서와 필요한 모든 계약 조항에 대한 설명이 포함됩니다. 입찰 문서는 공급자가 적합한 답변을 할 수 있도록 상세하면서도 동시에 공급자가 더 효과적인 제안 사항을 고려할 수 있을 정도로 유연성을 갖추고 있어야 합니다. 품질 높은 제안 요청서는 성공적인 프로젝트를 위한 시작입니다.