프로젝트 지식 관리와 학습에 대해서 이야기해보겠습니다. 프로젝트 지식 관리와 학습은 프로젝트를 통해서 얻을 수 있는 매우 중요한 정보와 노하우입니다. 프로젝트를 진행할 때 회사는 프로젝트 지식 관리와 학습에 대해서 중요하게 다뤄야 하는 중요한 주제입니다. 프로젝트를 진행하면 개인의 학습 뿐만 아니라 프로젝트 팀과 조직의 학습도 중요합니다.
조직의 학습을 위해서는 개인이나 조직이 얻은 지식들을 정리하고 이를 회사 내에서 다른 직원들과 공유될 수 있도록 해야 합니다. 지식 이론의 체계화가 중요한 영역입니다. 지식은 명시적 지식과 암묵적 지식이 있습니다. 명시적 지식은 문서로 정리할 수 있는 지식입니다. 암묵적 지식은 개인의 경험으로 학습될 수 있는 통찰력과 같은 지식입니다. 프로젝트를 통해서 얻는 명시적 지식과 암묵적 지식은 회사 내에서 중요하게 관리되어야 합니다. 그럼 프로젝트 지식 관리와 학습에 대해서 좀 더 자세히 알아보도록 하겠습니다.
프로젝트 지식 관리에 대한 개요
프로젝트를 통해서 얻는 명시적 지식과 암묵적 지식은 상호 보완적으로 발전될 수 있습니다. 회사 내의 개인과 조직은 문서로 정의된 명시적 지식을 학습하고 현실에 적용하는 과정에서 암묵적 지식을 습득하게 됩니다. 명시적 지식의 실천을 통해서 습득한 암묵적 지식은 명시적 지식을 개선하기 위한 투입물이 됩니다.
프로젝트 팀이 진행하는 프로세스는 지속적으로 개선되어야 합니다. 프로젝트를 진행한 후 프로젝트 팀이 해체된다면 프로젝트 진행 과정에서 습득한 많은 지식이 사라질 수 있습니다. 프로젝트는 많은 시간과 노력, 그리고 비용이 들어가는 것으로 이를 통해서 얻은 지식과 경험은 매우 값 비싼 것입니다. 따라서 회사는 이를 놓치지 않고 잘 관리할 수 있어야 합니다.
프로젝트에서 습득한 지식을 정리하고 관리하는 대표적인 방법은 회고와 프로젝트 교훈 정리입니다. 이 둘은 서로 다른 개념으로 볼 수도 있지만 프로젝트 진행 과정에서 습득한 지식을 정리하여 다음 단계나 다음 프로젝트에 적용하고자 하는 긍정적 취지와 목적은 동일합니다. 회사의 경영진이나 회사 내 프로젝트 관리 오피스에서는 프로젝트를 통해서 얻은 지식을 정리해서 공유하고 확산하는 활동들을 해야 합니다. 프로젝트 관리 오피스(PMO)는 더 많은 암묵적 지식을 공유할 수 있는 조직 문화를 구축하고 프로세스를 의무화해야 합니다.
프로젝트 지식 관리에 대한 이해
프로젝트 지식 관리는 프로젝트, 단계, 반복 중에서 획득한 지식들을 기록하고 관리하기 위한 교훈 관리 대장을 활용할 수 있습니다. 교훈 관리 대장은 프로젝트 팀과 조직 측면에서 향후 성과 개선을 위해서 활용될 수 있습니다. 적응형 접근 방식에서는 팀에서 일반적으로 반복이 끝나는 시점마다 정기적으로 회고 회의를 진행합니다. 회고는 프로젝트 지식을 관리하고 팀을 개발할 수 있는 도구로 볼 수 있습니다.
애자일 프로젝트에서는 회고 회의를 통해 이슈와 근본 원인을 식별하고 조치 사안을 개발하며 대응책을 마련해야 합니다. 회고는 팀이 학습한 내용을 기반으로 프로세스를 개선하고 조정하기 위해서 진행합니다. 프로젝트 팀은 정기적으로 더 효과적인 방법을 찾아서 반영하고 이에 따라 업무 활동을 조율하고 조정합니다. 이는 애자일의 기본 원칙에 해당하는 중요한 실무 작업입니다. 각 반복 주기의 마지막에는 항상 데모와 회고가 있기 때문에 일반적으로 2주 단위로 진행하며 추가 진행도 가능합니다.
이전 회고 이후 시간이 많이 지난 경우나 팀이 교착 상태에 빠져서 작업 흐름이 막히는 시점, 팀이 다른 마일스톤에 도달하는 시점, 프로젝트 종료 시점 등 시점 마다 필요할 경우 추가 진행을 할 수 있습니다. 회고는 누군가에게 책임을 묻기 위한 것이 아니라 이전 작업으로부터 교훈을 수집하여 이를 개선하고자 하는 목적으로 진행하는 것입니다.
프로젝트 회고와 교훈 이해하기
프로젝트에서는 정성적 관점과 정량적 관점에서의 데이터를 검토해야 합니다. 정성적 관점의 데이터는 팀원들의 정서이며 정량적 관점의 데이터는 측정 값 데이터입니다. 프로젝트 팀은 데이터에 근거하여 근본 원인을 찾아야 하며 대책을 세우고 조치 계획을 수립합니다. 병목 요인을 없앨 수 있는 다양한 조치 항목들을 도출하는 것도 중요합니다. 다음 반복 주기 동안에 개선을 진행할 수 있는 사항들은 팀의 수용 능력에 맞춰서 진행해야 하며 이에 따라 조치 항목 수를 제한할 수도 있습니다.
한번에 너무 많은 개선을 시도하는 것보다 지속적으로 진행하는 것이 더 효과적입니다. 애자일 프로젝트에서 프로젝트 매니저는 코칭과 개선 항목에 대한 중요도 순위를 매기는 활동을 리드할 수 있습니다. 회고에 대해서 좀 더 알아봅시다. 회고는 이터레이션이 끝난 시점에서 진행합니다. 회고의 목적은 다음 반복 주기를 더 잘하기 위한 방안을 찾기 위한 목적으로 진행하는 것입니다. 회고는 자유로운 분위기 속에서 진행하는 것이 바람직합니다. 회고는 팀원들에게 포스트 잇을 나눠주고 좋았단 점, 개선할 점 등을 적게 한 다음, 한 명 씩 내용을 설명하는 방식으로 진행합니다.
시간은 1시간에서 2시간 이내가 좋습니다. 포스트 잇에 작성할 내용들은 프로젝트 팀이 정하면 되는 사항입니다. 회고가 형식적으로 진행되지 않기 위해서는 장기적으로 질문을 바꾸는 것도 중요합니다. 프로젝트 팀원은 새롭게 시작할 것, 그만할 것, 지속할 것을 이야기하거나 좋았던 것, 깨달았던 것, 부족했던 것에 대해서 이야기할 수 있습니다. 교훈는 대부분의 회사나 조직에서 유사 프로젝트를 반복해서 진행하기 때문에 과거에 진행했던 프로젝트를 통해서 축적된 경험을 미래의 프로젝트에 적용하여 시행 착오를 줄이는 노력을 할 필요가 있습니다.
회사의 프로젝트 수행 경험이나 교훈을 문서화한 것을 조직 프로세스 자산이라고 부릅니다. 조직 프로세스 자산은 프로젝트의 모든 단계에 걸쳐서 지속적으로 업데이트해야 하고, 이는 프로젝트 매니저의 책임 하에 관리되어야 합니다. 전사 표준 프로세스에 대해서는 프로젝트 관리 오피스나 회사 내 품질 관리 담당 조직에서 정의하고 확산 시킵니다. 프로젝트 프로세스를 정의할 때 회사의 표준 프로세스를 반드시 참조해야 합니다.
프로젝트 지식 관리와 학습 설명
프로젝트 팀은 프로젝트를 진행하면서 다양한 내용들을 학습할 수 있게 됩니다. 프로젝트 프로세스에 대해서 학습하는 것은 가장 핵심적인 사항입니다. 프로젝트 팀은 프로세스를 적용하는 과정에서 예상했던 효과를 경험할 수도 있지만, 예상하지 못했던 부작용들도 경험할 수 있게 됩니다. 프로젝트 팀원들은 프로젝트 적용 기술에 대해서도 학습할 수 있게 됩니다.
프로젝트 적용 기술은 각 역할자의 전문 지식을 의미합니다. 프로젝트를 진행하는 과정에서 자기 역할과 관련된 기술 역량도 향상 시킬 수 있지만, 다른 역할자들의 기술을 익힐 수 있게 됩니다. 특히 다양한 역할자들이 한 장소에서 협업 하는 애자일의 팀에서는 다른 역할자들의 업무에 대한 이해도가 높아질 수 있습니다. 예를 들어 특정 상품 개발을 전담하는 조직의 경우, 고객의 소리를 분석하는 과정에서 고객이 원하는 것이 무엇이고 불편해 하는 것들이 무엇인지를 이해하고 깨달을 수 있게 됩니다.
프로젝트 관리 정보 시스템(PMIS, Project Management Information System)은 프로젝트 관리 프로세스를 통해서 발생하는 인도물과 기타 정보를 수집하고 통합하고 배포하는 목적으로 사용되는 정보 관리 도구입니다. 다른 시스템과 연계를 통해서 다양한 기능을 제공할 수 있습니다. 프로젝트 관리 정보 시스템을 통해 인도물, 지식 저장, 공유와 관리 기능을 제공할 수 있고 일정 관리, 원가 관리, 자원 관리 등을 진행할 수 있습니다. 작업을 승인하거나 형상 관리, 정보 수집과 배포, 프로젝트 목표에 대해서 결과를 수집하고 보고할 수 있게 됩니다.