프로젝트 프로세스 관리에 대해서 이야기해보도록 하겠습니다. 프로젝트 프로세스 관리에 대해서 이해하는 것은 프로젝트를 진행함에 있어서 매우 중요한 내용입니다. 프로젝트 프로세스는 프로젝트 팀원들이 진행해야 할 작업들을 의미합니다.
프로젝트 프로세스의 내용들은 일정 계획 수립의 방식에 따라서도 달라질 수 있습니다. 일반적으로 대형 프로젝트에 적용하는 워터폴 개발 방식의 예측형 접근 방식 프로세스에는 작업의 양과 작업 수가 많습니다. 그리고 소형 프로젝트에 적용할 수 있는 애자일 개발 방식의 적응형 접근 방식 프로세스에서는 작업의 양과 작업의 수가 상대적으로 적습니다. 이러한 특징을 이해하고 프로세스를 이해해야 합니다. 그럼 프로젝트의 프로세스 관리에 대해서 좀 더 자세히 알아보도록 하겠습니다.
프로젝트 프로세스 관리 이해
프로젝트 프로세스에서는 가치를 창출하지 않는 프로세스는 최소화 시켜야 합니다. 프로세스에서 가치를 창출하지 않는 불필요한 부분들은 프로젝트 이해 관계자들에게 가치를 제공하지 않는 프로세스를 진행하기 위해서 투입되는 시간과 자원, 그리고 예산을 의미합니다. 이를 프로젝트 관점에서는 일종의 자원 낭비로 볼 수 있습니다. 사실 낭비가 들어 있는 프로세스는 발견하기 어려운 경우도 많습니다. 프로세스는 이전 프로젝트에서 필요에 의해 만들어졌지만 이번 프로젝트에서는 필요하지 않을 수 있습니다.
일반적으로 프로젝트 팀원이 아니라 회사의 조직에서 프로젝트 수행 프로세스를 정의할 때 낭비가 포함될 가능성이 매우 높은 것입니다. 낭비와 효율과 관련되어서는 린 생산 방식에 대해서 알아볼 필요가 있습니다. 린 생산 방식은 프로젝트에서 낭비를 최소화하는 대표적인 이론이자 전략입니다. 린은 기름기와 낭비, 불필요한 부분을 없애는 것을 말합니다. 린과 스타트업을 합쳐서 린 스타트업 프로세스라고도 부릅니다. 린 소프트웨어 개발에서는 가치 흐름 매핑을 통해서 낭비 프로세스를 식별하는 것입니다. 프로젝트에서는 팀이 주도하여 프로세스를 개선해야 합니다. 프로젝트를 진행할 팀원들에게 프로세스를 개선할 권한을 부여해야지만 프로세스 개선의 실행력이 높아집니다.
중앙 집중적인 방식으로 프로세스를 정의하고 프로젝트 팀에게 프로세스를 준수하도록 강요하면 프로젝트에서는 프로세스에 대한 낭비가 들어갈 가능성이 있습니다. 애자일 프로젝트에서의 회고와 워터폴 프로젝트에서의 교훈은 프로젝트 팀이 주도해서 프로세스에 대한 개선 사항을 도출하는 활동입니다. 프로젝트 프로세스는 일단 정해지면 이를 따라야 합니다. 프로젝트 프로세스는 회사에서 정의한 프로세스와 프로젝트 팀이 정의한 프로세스를 모두 포함하고 있습니다.
프로젝트 프로세스 구축과 검토 설명
프로젝트 매니저는 팀과 함께 프로젝트 업무와 작업을 진행하는데 필요한 프로세스를 만들고 정기적인 검토를 진행해야 합니다. 프로젝트 프로세스 검토를 통해서 프로세스가 효율적인지 여부와 프로세스를 없앨 수 있는 불필요한 요소가 있는지를 판단하고 만약 있다면 이를 개선해야 합니다. 프로세스는 원하는 결과 산출 목적 이외에도 회사의 거버넌스 요구 사항을 충족해야 합니다.
품질 요구 사항과 규정, 그리고 표준과 회사의 정책을 준수해야 합니다. 프로세스에 대한 평가는 프로세스 감사와 품질 보증 활동이 있습니다. 프로세스 감사는 더 강력한 프로세스 평가 방법입니다. 감사에서는 프로젝트 팀원들이 프로세스를 원칙과 절차대로 잘 준수했는지 여부를 평가합니다. 품질 보증은 프로젝트 프로세스 상 각 단계들과 절차들이 잘 진행되고 프로세스에서 만들어야 하는 산출물들이 잘 만들어지고 제출 되는지를 확인합니다. 프로세스 평가를 통해서 프로세스를 준수하였는지와 의도한 결과를 달성하였는지 여부를 확인할 수 있습니다. 프로젝트 품질 관리는 매우 중요한 영역입니다.
다만, 프로젝트 품질 관리가 실제 회사에 긍정적인 역할을 해서 가치를 만들어낼 수 있는지가 중요한 포인트가 됩니다. 프로젝트 프로세스를 구축하는 것이 첫 시작이 될 수 있습니다. 그리고 보통 회사에서 프로젝트를 진행할 때 프로젝트 프로세스에 대해서 어느 정도 체계적으로 체계를 정립해 놓습니다. 특히 회사 마다 프로젝트 관리 규칙이나 프로젝트 관리 세칙을 정해 놓고 운영합니다. 프로젝트를 진행하는 프로젝트 매니저는 이러한 회사 규정을 준수해서 프로젝트를 절차와 단계 별로 진행해야 합니다.
프로젝트 프로세스 조정에 대한 이해
프로세스 조정은 프로젝트 요구에 맞게 프로세스를 최적화 하는데 활용하는 방법입니다. 프로세스는 프로젝트 규모와 특성에 따라 모두 다릅니다. 그래서 조정은 반드시 필요합니다. 조정은 환경적인 요구를 반드시 고려해야 합니다. 프로젝트 규모가 커지면 커질수록, 그리고 중요한 프로젝트일 수록 프로세스는 더 많아지게 됩니다. 프로젝트를 통해서 시스템을 개발하는데 필요한 흐름을 분석하여 부가 가치 활동과 비 부가 가치 활동에 대한 비율을 측정하고 개선할 수 있습니다. 이를 가치 흐름 매핑과 린 생산 방식이라고 볼 수 있습니다. 적응형 접근 방식에서는 회고 미팅을 통해서 팀의 진행 방식을 검토하고 프로세스와 효율성을 개선하기 위한 방안을 제안하여 적용할 수 있습니다.
프로젝트를 진행하는 과정에서 프로젝트 작업과 관련된 다양한 제약 사항들을 먼저 파악해야 합니다. 프로젝트 제약 사항에는 납품 일자, 고정 예산, 품질 정책, 규제 준수에 관한 사항들도 있습니다. 이러한 프로젝트의 제약 사항들은 프로젝트 전반에 걸쳐서 변경될 수 있다는 사실을 알아야 합니다. 따라서 균형 있는 조정과 조절이 필요합니다. 만약 새로운 요구 사항이 발생하여 이로 인한 일정과 예산이 변경될 수 있는 것입니다. 프로젝트에 대한 예산 감축으로 인해서 범위가 축소될 수 있고 품질 요구 사항이 완화될 수 있습니다. 프로젝트 전체 과정에서 변화하는 제약 사항들의 균형을 잘 조절하면서 이해 관계자들의 만족도를 유지할 필요가 있습니다.
프로젝트 매니저(PM)는 프로젝트 팀의 집중도를 평가하여 균형을 조정할 책임이 있습니다. 프로젝트 매니저는 인도 목표 달성을 위해서 단기적인 진행 상황과 장기적인 진행 상황을 평가해야 합니다. 작업 부하의 균형을 조절하고 팀원들의 동기 부여를 위한 업무 만족도를 평가하면서 팀을 리딩 해야 합니다. 비즈니스와 이해 관계자의 가치를 극대화하기 위해서 팀의 집중을 균형 있게 유지해야 할 것입니다. 프로젝트 팀이 가치 전달에 집중할 수 있도록 리딩 하는 것이 좋습니다. 프로젝트 매니저는 프로젝트 팀의 생산 역량을 보호할 필요가 있습니다.