프로젝트 변경 관리 계획 수립에 대해서 설명해드리겠습니다. 프로젝트 변경 관리 계획 수립은 프로젝트를 진행할 때 매우 중요한 사항입니다. 변경은 기준이 있어야 됩니다. 변경을 판단하는 기준은 이해 관계자와 공유된 프로젝트 계획, 프로젝트 팀원들이 합의한 프로젝트 팀 헌장이 가장 대표적인 예입니다.
프로젝트를 진행할 때 변경은 늘 발생할 수 밖에 없습니다. 변경을 얼마나 효율적으로 관리하고 대응하는지가 프로젝트의 성패를 좌우할 수 있습니다. 프로젝트 변경 관리 계획 수립에 대해서 좀 더 자세히 알아보도록 하겠습니다.
프로젝트 변경 관리 계획 수립 이해
프로젝트를 진행하는 도중에 고객이 요청하거나 프로젝트 환경이 변화하거나 계약이 변경하는 등 다양한 이유들에 의해서 변경이 발생할 수 있습니다. 프로젝트 팀은 프로젝트 전반에 걸쳐서 계획을 조정하기 위한 프로세스를 준비해야 합니다. 워터폴 프로젝트의 예측형 접근 방식은 변경 통제 프로세스를 따라야 합니다. 애자일 프로젝트의 적응형 접근 방식은 백로그 우선 순위를 검토해서 변경해야 합니다.
프로젝트에서는 변경을 처리하고 관리하기 위한 절차와 방법 등을 명시한 변경 관리 계획을 수립하는 것이 중요합니다. 프로젝트에서는 변경 통제 시스템 구현 방법과 변경 통제 위원회 구성, 위원회의 권한 범위가 중요합니다. 변경이 발생하는 이유는 다양합니다. 사전에 식별 된 리스크나 식별 되지 않은 리스크가 실제로 발생하는 경우, 이에 대응하기 위해서 프로젝트 계획을 변경해야 하는 상황이 발생할 수 있습니다. 경쟁사의 정책 변경이나 사회적인 이슈, 그리고 글로벌 경제 위기와 같이 외부 환경의 변화가 있을 때도 프로젝트 계획이 변경될 수 있습니다.
프로젝트를 진행하는 도중에 프로젝트의 핵심 이해 관계자들의 생각이 변경되어 프로젝트 계획의 변경을 요청할 수 있습니다. 또한 만약 프로젝트 계획에 문제점이나 잘못된 부분이 발견된다면 이를 수정하기 위한 변경이 생길 수 있습니다. 프로젝트 실적이 프로젝트 계획 대비 차질이 발생할 경우 이를 만회하기 위해서 변경이 필요할 수 있습니다.
프로젝트 변경 관리 계획 수립 설명
프로젝트를 진행할 때 다양한 원인으로 발생할 수 있는 계획 변경을 통제하고 변경 사항을 반영하고 이행하기 위한 프로세스는 사전에 정의되고 준비되어야 합니다. 만약 계약을 통해서 프로젝트를 진행하는 것이라면 계약 변경 절차를 통해서 계약서를 변경해야 할 수도 있습니다. 변경 관리 프로세스는 프로젝트를 진행할 때 매우 중요합니다. 대표적으로 변경 통제 위원회를 운영할 수 있습니다.
프로젝트는 여러 가지 다양한 제약 조건들이 있기 때문에 특정 영역의 변경 사항이 있을 때 이에 대한 의사 결정은 프로젝트 전체 관점을 고려해야 합니다. 프로젝트의 중요한 변경에 대한 승인 권한을 가지고 있는 위원회를 변경 통제 위원회라고 부릅니다. 변경 통제 위원회는 회사 내에서 임원 레벨의 의사 결정 권한을 가지고 있는 사람들이 맡게 됩니다. 회사에서 위원회는 일반적으로 본부장과 임원들로 구성됩니다. 프로젝트 규모가 크고 복잡해질 수록 여러 계층의 변경 통제 위원회가 있을 수 있습니다. 변경 통제 위원회의 활동을 효과적으로 진행하기 위해서는 변경 통제 절차에 의해서 다양한 내용들이 포함되어야 합니다.
변경 요청에 대한 식별과 검증 프로세스
변경 요청을 식별하고 변경의 영향력을 평가하고 검증하는 프로세스가 필요합니다. 변경 요청의 유형 별 의사 결정 책임자나 변경 통제 위원회 구성 인원이 필요합니다. 변경 사항에 대해서는 형상의 식별과 기록, 그리고 감사 프로세스가 적용될 수 있습니다. 승인된 변경 요청 사항에 대해서는 반영해야 합니다. 그리고 승인된 변경 요청에 대해서는 이해 관계자들과 공유하고 소통하는 프로세스도 만들 필요가 있습니다. 상품 백로그는 프로젝트 팀의 업무 범위입니다.
상품 백로그의 내용이 추가되거나 삭제되거나 변경된다는 것은 프로젝트 팀 업무 범위의 변경을 의미합니다. 애자일 프로젝트에서는 프로덕트 오너가 요청하는 프로덕트 백로그 변경에 대해서 프로젝트 팀원들과 합의되어야 합니다. 적응형 개발 방식은 예측형 개발 방식보다 변경 통제에 대한 절차와 프로세스가 유연하고 간단합니다. 모든 계약서에서는 계약 변경 프로세스에 대한 항목이 포함되어 있습니다. 계약서 상에는 계약 변경 사유가 될 수 있는 조건과 계약 변경 요청 양식, 계약 변경 요청에 대한 의사 결정 기한, 계약과 관련된 분쟁을 해결하기 위한 클레임 절차들이 포함됩니다.
프로젝트 매트릭스와 정렬의 이해
메트릭스는 작업 성과를 측정하여 차이와 추세를 분석하기 위해 필요한 지표들을 의미합니다. 제품과 관련된 메트릭스는 인도물의 성격에 따라서 다릅니다. 일정과 예산 성과와 관련된 메트릭스는 조직 표준에 따르게 되며 기준선과 비교하여 판단합니다. 기준선은 계획의 승인된 버전으로 성과 판단 기준이며 범위 기준선, 일정, 예산으로 구분됩니다. 계획을 수립할 때 기준선과 한계선이 포함된 메트릭스를 정의합니다. 이와 함께 성과를 측정하기 위한 각종 평가와 테스트 계획이 수립되어야 합니다.
기획 활동 결과는 프로젝트 전반에서 통합된 상태를 유지해야 하고 상호 간 정렬되어야 합니다. 프로젝트는 체계적으로 진행되어야 하고 연관되어 있는 항목들은 모두 조화롭게 유기적으로 연결되어야 합니다. 프로젝트 범위와 품질에 대한 요구 사항 측면에서 프로젝트 납품 일정, 자금, 자원과도 부합되도록 기획을 진행해야 합니다. 물류 계획의 경우, 자재와 납품 요구 사항을 통합할 필요가 있습니다. 테스트 계획은 품질과 납품 요구 사항에 맞춰서 조정되어야 합니다.
프로젝트가 프로그램 안에서 연관된 다른 프로젝트들과 병행하여 진행될 경우 작업 시기는 관련 프로젝트의 작업과 정렬되어야 합니다. 프로젝트 관리 계획서는 기준선과 각종 관리 계획을 통합하여 작업의 기준과 작업 수행 방식을 정의한 종합 계획서 입니다. 프로젝트 관리 계획서는 프로젝트 실행, 감시 ,통제와 종료하는 방법을 기술합니다. 작은 규모의 프로젝트에서는 세부적인 프로젝트 관리 계획서를 만드는 것은 비효율적일 수 있습니다.