프로젝트 리스크 대응 최적화에 대한 전략과 방법을 고찰해보겠습니다. 리스크 대응 최적화는 리스크에 대한 관리 원칙과 방법이 존재합니다. 프로젝트를 진행함에 있어 리스크 대응 최적화는 매우 중요한 영역입니다. 리스크는 한 가지 이상의 프로젝트 목표에 긍정적이거나 부정적인 영향을 미치는 불확실한 사건이나 조건입니다.
프로젝트 리스크 대응 최적화 전략은 리스크가 프로젝트에 줄 수 있는 긍정적인 영향은 극대화 시키고 프로젝트에 줄 수 있는 부정적인 영향은 최소화 시키기 위해 프로젝트와 관련된 기회와 위협을 지속적으로 식별하고 평가하는 것이 핵심 원리입니다. 프로젝트 리스크는 항상 부정적인 위협만 있는 것이 아니라 기회가 될 수 있습니다. 프로젝트 리스크를 초래하는 불확실성은 기회가 될 수 있는 것입니다. 이에 따라 이를 정확하게 구분해서 관리하는 것입니다.
프로젝트 리스크 대응 최적화에 대한 원칙
리스크는 프로젝트 성과에 영향을 줄 수 있는 긍정적 리스크는 극대화하고 부정적 리스크는 최소화하는 것이 가장 중요한 핵심 원리이자 원칙입니다. 프로젝트 전체 생애 주기 동안 리스크를 식별하고 이를 평가하면서 기회인지 위협인지를 명확하게 구분한 후 효과적이고 적절한 대응을 수행하는 것입니다. 리스크는 발생하는 경우 한 가지 이상의 목표에 긍적적이거나 부정적인 영향을 줄 수 있는 불확실한 사건이나 조건으로 정의할 수 있습니다. 리스크에 대한 범주는 매우 다양합니다.
프로젝트 매니저(PM)는 개별 리스크와 함께 불확실성이 프로젝트 전체에 줄 수 있는 영향을 식별하고 관리해야 하는 것입니다. 프로젝트 리스크는 개별적인 리스크와 전체 리스크로 구분할 수 있습니다. 프로젝트 팀에서는 리스크가 한 가지만 있는 것이 아니라 여러가지가 있기 때문에 이를 종합적으로 고려해서 전체 프로젝트에 대한 리스크를 관리해야 합니다. 프로젝트 리스크에 대응하기 위해서는 전체 리스크가 서로 상호 작용을 하면서 프로젝트에 긍정적 영향력을 주는지 아니면 부정적인 영향력을 주는지를 분석해야 합니다. 프로젝트의 불확실성은 프로젝트 진행 과정에서 일회성이 아니라 전반에 걸쳐서 변화하기 때문에 리스크에 대한 관리도 프로젝트 전반에 걸쳐서 리스크를 모니터링하고 이에 대응해야 합니다.
프로젝트 리스크 대응 최적화와 대응 방법
프로젝트 리스크는 불확실한 사건이나 조건이기 때문에 프로젝트에서 구체화될 수 있고 그렇지 않을 수도 있습니다. 즉, 리스크는 발생할 수도 있는 것이고 아니면 아예 발생하지 않을 수도 있는 개념입니다. 프로젝트에 도움이 되는 긍정적인 리스크는 기회라고 합니다. 기회는 프로젝트의 기간을 단축 시킬 수도 있고 프로젝트 비용을 절감 시킬 수 있으며 프로젝트에서 다루는 시스템들에 대한 성능을 향상 시킬 수 있고 현재 제품과 서비스와 관련된 시장을 선점하고 이로 인해서 회사의 제품과 서비스의 점유율을 증가 시키고 기업의 평판을 높임으로서 다양한 편익을 제공할 수 있는 사건이나 조건이 됩니다.
만약 경쟁사보다 더 빨리 서비스를 출시 한다면 그것은 기회가 될 수 있는 것입니다. 프로젝트에 부정적인 영향을 주는 리스크는 위협이라고 합니다. 위협은 반대로 프로젝트의 일정을 지연 시키고 프로젝트 비용을 초과 시킬 수 있으며 기술적 장애나 프로젝트에서 구축하는 시스템의 성능을 저하 시킬 수 있습니다. 또한 평판을 감소 시킬 수 있는 이슈들도 존재합니다. 이러한 상황들을 부정적인 위협이라고 부릅니다. 프로젝트 매니저는 기회 요인들을 촉진 시키고 위협의 요인들은 줄임으로써 전반적인 프로젝트 목표 달성 확률을 극대화 시키기 위한 리스크 관리 전략을 수립해야 합니다.
프로젝트 리스크 대응 최적화 전략에 대한 이해
프로젝트에서 발생할 수 있는 리스크에 대해서는 위험 관리가 필요한데 이러한 위험 관리는 프로젝트 매니저 혼자 하는 것이 아닙니다. 위험 관리는 프로젝트 팀이 함께 해야 합니다. 프로젝트 팀은 이해 관계자들과 협업하여 리스크 선호도와 한계선을 파악해야 합니다. 프로젝트 팀은 리스크에 대응하기 위해서 리스크 선호도와 한계선 2가지를 먼저 파악하는 것이 필요합니다.
여기서 리스크 선호도란 회사나 조직, 그리고 개인이 보상을 기대하고 감수하려고 하는 불확실성의 정도입니다. 리스크 감수는 리스크 허용 한도 이상의 리스크를 수용하는 것이며 리스크 중립은 리스크 한도 이내의 리스크를 수용하는 것입니다. 리스크 회피는 리스크 허용 한도 안이어도 수용하지 않는 것입니다. 리스크를 대하는 조직의 리스크 선호도와 리스크 한계선은 리스크를 대응하는 방법과 방식에 영향을 주게 됩니다. 기업들 중에는 리스크 추구를 선호하는 조직도 있고 반대로 리스크를 회피하는 것을 선호하는 조직도 있습니다. 리스크 한계선은 프로젝트 팀이 수용할 수 있는 리스크 노출도의 수준입니다.
리스크 한계선은 프로젝트 이해 관계자들의 리스크에 대한 태도를 반영합니다. 리스크 한계선은 조직과 이해 관계자들의 리스크 선호도를 반영한 다음 목표 위주의 허용 가능한 변이를 말합니다. 프로젝트 팀은 리스크의 선호도와 한계선을 고려하여 리스크를 식별하고 대응해야 하는 것입니다. 프로젝트 리스크는 프로젝트 단위 뿐만 아니라 상위 프로그램, 그리고 전체 포트폴리오 관점에서 전반적인 가치와 비즈니스 목표 실현에 영향을 줄 수 있습니다.
프로젝트 리스크 대응 최적화에 대한 추가 설명
프로젝트에서 진행하는 효과적이고 적절한 리스크 대응은 개별 프로젝트와 전체 프로젝트의 위협은 줄이면서 기회는 늘릴 수 있는 상황을 만드는 것입니다. 프로젝트 팀은 여러 가지 특성들을 고려해서 리스크 대응 계획을 식별하고 수립해야 할 것입니다. 리스크 대응 계획을 식별할 때 리스크의 심각성에 가장 적합한 방법이어야 하고 시기 적절해야 하는 것입니다. 그리고 리스크에 대응하기 위해서는 대응을 위한 비용이 발생할 수 있습니다. 이러한 발생 비용이 합리적이고 효과적이어야 합니다.
또한 리스크에 대한 대응 방법이 프로젝트의 맥락 안에서 현실적이어야 합니다. 프로젝트 리스크가 식별 되면 해당 리스크에 대응할 수 있는 담당자가 지정되고 결정되어야 합니다. 리스크에 대해서 대응할 수 있는 담당자가 지정되어 있어야지만 실제 리스크 대응이 필요한 상황이 되면 프로젝트에서 빠르게 대응할 수 있게 됩니다. 리스크 대응에 대한 담당을 맡은 담당자는 책임감을 가지고 대응 방법에 대해서 잘 숙지하고 있다고 실제 발생하면 빠르고 체계적으로 대응 업무를 진행해야 합니다. 이 때 프로젝트 매니저는 담당자와 함께 대응해 나갈 수 있습니다. 리스크에 대한 대응을 진행할 때는 반드시 내용을 프로젝트 팀에 공유하고 이해관계자들과 관리자에게 보고하는 절차도 함께 진행해야 할 것입니다.
프로젝트 리스크에 대한 합의와 참여의 중요성
프로젝트 리스크에 대응하는 부분은 프로젝트의 관련 이해 관계자들의 동의를 얻어야 합니다. 리스크에 대해서는 합의와 참여가 중요한 요소입니다. 리스크와 이슈는 다릅니다. 리스크는 이슈가 발생되기 전의 상태입니다. 그리고 이슈는 리스크가 현실화 되어 실제로 발생된 것입니다. 따라서 리스크에 대해서 선제적으로 대응하고 관리 할 것인지, 아니면 이미 이슈가 발생해서 이슈 발생에 대한 후속 조치를 취하고 진행하는 것인지는 구분되는 것입니다. 여기서 매우 중요한 차이가 발생합니다. 일관되고 선제적인 리스크 관리는 이미 발생한 이슈에 대응하는 것보다 훨씬 더 비용이 적게 든다는 점입니다.
프로젝트를 진행할 때 프로젝트에서는 결국 비용 대비 효율적이어야 합니다. 따라서 프로젝트에서는 이슈가 발생한 다음 대응하려고 하는 자세 보다 이슈가 발생하기 전 리스크 상태에서 리스크들을 체계적으로 관리하고 이슈가 발생하지 않도록 방지하고 방어하는 것이 중요합니다. 프로젝트 매니저는 리스크에 대한 노출도를 고려해서 대응 계획을 수립하고 모니터링 활동에 프로젝트 자원을 반드시 할당해야 합니다. 또한 리스크를 관리하면서 더 큰 리스크를 만들면 안되는 것입니다. 리스크 대응은 시기도 중요합니다. 리스크에 대한 대응 계획 수립 시기를 놓치면 안됩니다. 대응 계획을 수립할 때는 그럴듯한 계획보다는 실제 실행하고 실현할 수 있는 현실적인 계획이어야 합니다. 리스크는 책임이 뒤따릅니다. 따라서 책임을 질 수 있는 사람이 리스크를 관리하는 것이 좋습니다.
프로젝트 환경과 가치 인도의 영향 요소 설명
프로젝트 환경은 프로젝트에 영향을 주는 매우 중요한 요소입니다. 프로젝트는 가치 인도에 영향을 주는 내부 환경 안이나 외부 환경 안에서 존재하고 운영되는 것입니다. 내부 환경과 외부 환경은 프로젝트의 계획에서 부터 프로젝트 활동에 영향을 주게 되는데 그 영향이 긍정적일 수도 있고 부정적일 수 있으며 중립적일 수 있습니다. 기업 환경 요인은 다양합니다. 기업에서는 운영을 기반으로 프로젝트와 프로그램, 그리고 포트폴리오 단위로 진행되면서 가치 인도 시스템이 구성되고 가치 인도 시스템에 대해서 내부 환경과 외부 환경이 영향을 주는 구조로 되어 있습니다. 프로젝트 환경에 대해서 더 자세히 알아봅시다.
프로젝트 환경에 대한 세부 내용 설명
프로젝트 환경은 내부 환경과 외부 환경으로 구성되어 있습니다. 내부 환경은 기업의 내부적인 요인에 의해서 발생하는데 회사 자체나 프로젝트, 프로그램, 포트폴리오에서 자체에서 발생할 수 있는 요소들입니다. 내부 환경은 다양한 유형들이 있습니다. 내부 환경의 대표적인 예를 들어보겠습니다. 내부 환경의 예로는 조직 문화와 구조가 있습니다. 이는 회사 내부에 존재하는 계층 구조, 그리고 권위 의식이 영향을 줄 수 있습니다.
또한 회사 내에서 중요하게 다루는 윤리나 행동 강력 등도 영향을 줄 수 있습니다. 회사에서는 거버넌스와 거버넌스 문서가 있습니다. 회사 내에서 존재하는 거버넌스 문서는 정책과 프로세스입니다. 프로젝트를 진행할 때는 회사의 정책을 따라야 하기 때문에 회사 내에 거버넌스가 있다면 해당 거버넌스에 맞게끔 프로젝트를 진행해야 합니다. 회사 안에는 프로세스 자산들도 있습니다. 프로세스 자산에는 도구, 방법론, 템플릿 등이 있는데 회사 내에서 각각의 필요한 사항에 맞춰서 양식을 만들어 놓고 해당 양식에 맞게 끔 작성하고 사용하도록 하기도 합니다.
특히 대기업에서는 이러한 템플릿 형태와 구성이 잘 되어 있습니다. 회사에서는 근거와 승인을 위해서 공문이나 품의서를 많이 작성합니다. 이러한 공문과 품의서에 대해서는 회사에서 미리 사전에 만들어 놓은 양식과 템플릿이 존재합니다. 프로젝트 진행과 관련된 근거와 프로젝트 승인을 받기 위해서는 전결권자의 승인을 받기 위해서 기준에 맞게 품의서를 작성하고 상신 하여 결재와 승인을 받게 됩니다. 이러한 진행에 대해서 회사 내 사규도 존재할 수 있으며 회사의 사규에 맞게 진행해야 합니다.
회사 내 중요한 자산들에 대해 알기
회사 내에서는 데이터 자산도 존재합니다. 회사 안에 있는 데이터 베이스 안에 저장되는 데이터들은 모두 중요한 회사 자산입니다. 기업의 데이터베이스 안에 저장되는 데이터와 정보들에 대해서 어떻게 체계적으로 관리하고 활용할 수 있는지에 대해서 기획하는 것도 매우 중요한 영역입니다. 데이터 자산에는 시스템에 저장되는 데이터 뿐만 아니라 문서들과 자료들도 있습니다. 또한 프로젝트에서는 프로젝트 산출물로 만들어지는 문서들과 결과물들이 있습니다. 회사 내에서는 지식 자산이 존재합니다.
지식 자산은 프로젝트 팀원들이나 분야 별 전문가들의 지식과 교훈들입니다. 프로젝트를 진행하게 되면 프로젝트를 통해서 많은 지식과 경험을 얻을 수 있게 됩니다. 프로젝트를 진행하면 해당 분야에 대해서 잘 알게 되고 시스템과 관련된 기술적인 부분들도 이해하고 습득할 수 있게 됩니다. 또한 프로젝트 진행하는 것도 전문 영역입니다. 프로젝트를 진행하면 빠른 시간 안에 눈에 보이는 성과와 결과물들을 얻을 수 있습니다. 기업에서는 성과와 결과를 중요하게 다루기 때문에 프로젝트를 진행할 수 있는 역량도 중요합니다. 따라서 프로젝트를 진행할 수 있는 역량을 갖춘 인재를 만들어 내는 것도 중요한 영역입니다.
그리고 이러한 인재들은 회사 관점에서는 중요한 인적 자산입니다. 그리고 프로젝트가 실패하더라도 실패를 통해서 얻을 수 있는 교훈과 지식이 있으며 이러한 교훈과 지식은 다음 프로젝트에서는 더 좋은 결과를 만들어 낼 수 있는 힘이 됩니다. 일반적으로 한번 실패를 한다면 여기서 얻는 지식과 교훈이 있기 때문에 이러한 지식과 교훈이 있다면 실패를 다시 반복하지 않습니다. 그래서 프로젝트를 하면서 얻은 지식은 회사의 중요한 자산입니다. 프로젝트를 얻을 수 이러한 자산들을 모두 조직 프로세스 자산이라고 합니다.
프로젝트 환경의 내부 환경과 외부 환경
프로젝트 내부 환경에 대해서 좀 더 알아봅시다. 프로젝트 내부 환경에는 시설과 자원의 지리적 분포가 있습니다. 프로젝트를 진행할 때는 회사의 시설을 사용해야 하고 프로젝트 공간이 준비되어 있어야 합니다. 프로젝트를 진행하게 되면 프로젝트에 투입되는 많은 인력이 들어오게 됩니다. 프로젝트에 투입되는 많은 인력이 한 자리에 모여서 일을 진행하기 위한 공간이 필요합니다. 그리고 이러한 프로젝트 공간에는 기본적으로 책상과 의자에서 부터 컴퓨터와 모니터, 회의실, 사물함, 네트워크 장비, 전화기와 같은 장비들과 시설들이 필요하게 됩니다.
이러한 프로젝트 룸을 세팅하는 부분에 대해서는 프로젝트를 지원하는 조직이나 부서에서 이를 지원할 수 있습니다. 이러한 시설들과 장비들을 옮기기 위한 이동 서비스나 시스템 네트워크를 설정하기 위한 구성들을 지원해주는 부서가 있습니다. 프로젝트 룸은 프로젝트를 진행함에 있어서 매우 중요합니다. 그리고 프로젝트 룸의 위치도 중요합니다. 프로젝트는 일반적으로 하도급 업체랑 같이 일하게 되는 경우가 많은데 하도급 업체들이 한 자리에 모여서 일할 수 있는 공간을 만들어줘야 합니다. 가상 프로젝트 팀일 경우에는 자리보다는 가상 환경에서 일할 수 있는 환경을 세팅하는 것이 중요합니다.
내부 환경에는 보안과 안전과 관련된 환경이 있습니다. 보안과 안전에 대한 부분은 시설 접근이나 데이터 보호와 관련된 기준과 절차, 그리고 사례들입니다. 내부 환경에는 인프라가 중요합니다. 인프라는 기존에 구축된 설비와 장비, 그리고 가용성입니다. 정보 기술 소프트웨어도 필요합니다. 정보 기술 소프트웨어는 협업 도구, 형상 관리, 일정 관리, 작업 승인 시스템 등입니다. 정보 기술 소프트웨어는 PMIS(Project Management Information System)이라고 합니다. 자원의 가용성은 내부 인력과 협력 업체의 가용성, 그리고 계약과 구매 측면의 제약들입니다. 사실 프로젝트 내부 환경에서 가장 중요한 요소는 직원의 역량입니다. 프로젝트에는 일을 잘하는 사람들로 구성되어야 합니다. 인력의 전문 지식과 기술, 그리고 역량 등이 필요합니다. 프로젝트 외부 환경도 고려해야 합니다.
프로젝트 외부 환경에 대한 세부 내용
프로젝트 외부 환경은 프로젝트에 큰 영향을 줄 수 있는 중요한 요소이기 때문입니다. 이는 많은 프로젝트 진행 사례들이 뒷받침합니다. 그래서 프로젝트 외부 환경을 고려해서 프로젝트를 진행해야 합니다. 회사의 외부 요인에는 프로젝트 성과를 개선하거나 프로젝트 진행을 제약하거나 성과에 중립적인 영향을 줄 수 있는 것입니다. 외부 환경에도 다양한 형태로 존재합니다. 외부 환경의 예를 들어보겠습니다. 외부 환경의 예로는 시장 상황이 있습니다. 시장 상황은 다른 기업들과의 경쟁 상황과 기술 동향이 대표적입니다. 다른 기업들과 경쟁을 하고 있는 상황에서는 프로젝트를 진행할 때 더 차별화된 제품과 서비스를 만들기 위해서 더 고민해야 하는 상황이 됩니다.
또한 기술 동향에 대해서는 지금 사용하는 기술이 다른 더 좋은 기술이 등장하면서 경쟁력이 떨어질 수 있게 될 수 있기 때문에 항상 예의 주시해야 하는 요소들입니다. 프로젝트 외부 환경에는 규제 환경도 있습니다. 규제 환경은 보안 측면의 환경, 데이터 보호 관점에서의 환경, 조달과 고용 관련 국가별 법률과 규정이 있습니다. 사회적 영향과 문화적 영향, 그리고 이슈에 대해서도 고려해야 합니다. 관습과 행동 강령, 공휴일 등이 있습니다. 프로젝트 외부 환경에는 산업 표준과 상용 데이터 베이스가 있습니다. 표준화된 비용 산정 기준이 존재합니다. 따라서 프로젝트에서 가장 중요한 예산과 비용 영역에서 프로젝트 비용을 산정하고 검증할 때 이러한 표준화된 비용 산정 기준을 활용할 수 있습니다. 표준화된 비용 산정 기준에 대해서 회사에서는 프로젝트 견적서를 검증할 때 사용할 수 있습니다. 프로젝트의 비용 대부분은 사실상 인력에 대한 비용입니다.
기술 인력을 투입하게 됨에 따라 지출되는 비용이 매우 큽니다. 그리고 이러한 인건비에 대해서는 임의로 정하는 것이라기 보다는 표준화된 산업 표준 비용 산정 기준을 사용하게 됩니다. 프로젝트 감사에서는 이러한 비용 산정 기준에 따라 견적 내용과 비용 지출 내역을 검증해봅니다. 프로젝트 외부 환경에는 학술 연구들이 있습니다. 학술 연구는 프로젝트를 진행할 때 비즈니스 영역에서 중요하게 다룰 수 있습니다. 산업별 연구나 벤치 마킹 결과를 활용하여 프로젝트에서는 비즈니스 영역에서 활용하여 정의하거나 요구사항이 개진됩니다. 특히 타사 벤치 마킹은 많이 활용됩니다.
타사에 좋은 화면 구성과 서비스들을 체크하여 이를 프로젝트에 반영하려고 하는 노력을 많이 하게 됩니다. 타사에서 이미 잘 되어 있는 부분들은 참고하면서 더 좋은 모습으로 발전시켜서 개선된 제품과 서비스를 만드는 것도 하나의 전략입니다. 프로젝트 외부 환경 중 재무적 고려 사항도 있습니다. 환율과 인플레이션, 그리고 관세는 프로젝트의 원가에 영향을 줄 수 있는 요소들이기 때문에 고려되어야 합니다. 특히 대규모 프로젝트의 경우는 프로젝트 비용과 예산 규모 자체가 매우 크기 때문에 환율이나 인플레이션, 세금의 영향을 받을 수 있습니다. 작업 조건이나 날씨와 같은 물리적 환경 요소를 고려해야 하는 프로젝트도 존재합니다.