프로젝트 가치 창출은 중요합니다. 프로젝트에서 가치를 창출하기 위해서는 프로젝트 팀원들과 프로젝트 이해 관계자들이 다양한 역할을 수행해야 합니다.
운영의 경우 반복적으로 수행하기 때문에 프로세스가 정해져 있지만 프로젝트 업무는 일회성으로 수행하기 때문에 프로젝트 마다 상황에 적합한 프로세스를 결정해야 합니다. 프로젝트 매니저가 많은 일을 직접 조정하는 중앙 통제 방식을 사용하는 경우도 있고 프로젝트 팀원들에게 의사 결정을 위임하는 임파워먼트 형태의 분산 방식으로 진행할 수 있습니다. 프로젝트 진행을 위해서는 다양한 활동들이 필요합니다.
프로젝트 가치 창출에 대한 이론 이해
프로젝트 매니저(PM)는 프로젝트 전체 관점에서 계획을 수립해야 합니다. 그리고 프로젝트 매니저는 프로젝트의 진행 상황을 모니터링 하면서 필요한 경우 업무의 우선 순위를 조정하고 자원에 대해서 배분하고 조정해야 합니다. 프로젝트 진행 현황에 대해서 모니터링을 하기 위해서는 정량적인 성과 분석 분만 아니라 주요 프로젝트 이해 관계자들과 의사소통을 해야 합니다. 프로젝트가 종료되는 시점에는 프로젝트가 의도했던 가치를 창출 하는지를 분석해야 합니다.
프로젝트가 의도했던 가치를 창출하였는지 분석하는 것은 프로젝트 팀이 수행하는 모니터링과 통제하는 활동으로 볼 수 있습니다. 포트폴리오 관리자와 프로젝트 관리 오피스는 이러한 역할을 수행하는 사람들입니다. 포트폴리오는 프로젝트와 프로그램을 포함하는 더 상위의 개념입니다. 이러한 활동들은 회사의 정책과 프로젝트 상황에 따라서 방식이 달라질 수 있습니다. 프로젝트 가치를 창출하기 위해서는 인도물을 정의해야 합니다. 만약 시스템 기반의 제품을 개발하는 프로젝트라고 한다면 프로덕트 오너는 요구 사항을 정의하고 프로젝트를 개발 팀에 전달해야 합니다. 그리고 프로젝트 개발 팀이 구현한 요구 사항이 고객 관점에서 제대로 구축되고 구현 되었는지를 검토한 결과를 다시 프로젝트 개발 팀에게 피드백을 해야 합니다.
프로젝트 가치 창출에 대한 추가 설명
프로젝트를 진행할 때 하나의 회사 안에서 진행하는 프로젝트 형태도 있지만 회사에서 프로젝트를 발주하여 다른 업체를 선정하고 해당 업체와 프로젝트를 함께 진행하는 경우가 있습니다. 이러한 경우 프로젝트를 발주한 회사는 고객사가 되고 프로젝트를 수주한 회사는 프로젝트를 실질적으로 진행하는 수행사가 됩니다. 이 경우 고객사는 요구 사항을 제시하거나 프로젝트에 예산을 제공하는 사람들로 볼 수 있습니다. 최종 사용자는 프로젝트 결과물을 사용하는 사람들이라고 볼 수 있습니다.
최종 사용자는 고객사의 실제 고객이라고 볼 수 있습니다. 애자일 프로젝트에서는 시스템 기반의 제품과 서비스를 개발할 때 프로젝트 개발 도중에 고객과 사용자의 요구 사항을 확인하고 피드백을 받도록 하고 있습니다. 이는 프로젝트에서의 낭비를 줄이고 효율적으로 일하기 위한 방식입니다. 애자일에서는 복잡성이 높아서 반복 개발을 적용할 때 유용하게 활용할 수 있습니다. 프로젝트에서는 촉진도 중요합니다. 촉진은 프로젝트 팀과 프로젝트 이해 관계자들이 의사 결정을 내릴 때 합의를 도출해내고 갈등을 해결하는데 도움을 줄 수 있습니다. 프로젝트 팀은 변화를 좋아하지 않고 적응하지 못하는 이해 관계자들의 어려움을 해결하고 지원하기도 합니다.
프로젝트 팀의 구성원들은 대부분 프로젝트의 인도물을 개발하고 만들어 내는데 투입됩니다. 시스템 기반의 소프트웨어를 개발하기 위해서는 프로덕트 오너(PO), UX/UI 기획자, 디자이너, 개발자, QA(Qualtiy Assurance), 어플리케이션 아키텍처(AA), 테크니컬 아키텍처(TA), 데이데베이스관리자(DBA), 데이터 아키텍처(DA)와 같은 역할들이 필요합니다. 프로젝트를 진행할 때 전문 지식이 일시적으로 필요할 경우가 있습니다. 법적인 지식이나 최신 기술에 대한 정보가 대표적인 예입니다. 이러한 전문가들은 프로젝트 팀에는 없지만 보조적으로 지원하는 역할을 수행하는 부서나 조직, 역할자로 프로젝트에 참여할 수 있습니다. 전문가가 필요할 경우 전문가 투입에 대한 시점도 매우 중요하다고 볼 수 있습니다.
프로젝트 가치 창출을 위한 활동들
프로젝트에서 일정은 매우 중요합니다. 장기적인 관점에서 시스템 기반의 제품과 서비스를 개발하고자 할 때 출시 시점을 정의한 문서를 로드맵이라고 부릅니다. 로드맵은 일종의 마일스톤의 개념과 유사합니다. 로드맵은 장기적이고 상위 수준의 개발 우선순위를 결정할 수 있습니다. 애자일에서는 단기적으로 개발할 기능의 우선순위들을 백로그나 이터레이션 백로그에 정의하여 사용합니다.
프로덕트 오너는 개발 우선 순위를 결정하고 규칙적이고 반복적인 개발 주기를 적용하는 방식으로 요구 사항을 확정하고 개발하고 진행하고 만들어 냅니다. 프로젝트 스폰서의 역할이 있습니다. 프로젝트 스폰서는 임원 레벨에서 역할을 맡게 됩니다. 프로젝트 스폰서는 프로젝트 팀을 외부 위협으로부터 보호하고 프로젝트 성과를 외부에 홍보하는 역할을 수행하게 됩니다. 스폰서는 프로젝트 수행을 위해서 인적 자원과 예산을 확보하여 프로젝트 팀에게 제공합니다. 스폰서는 고위 경영진과 프로젝트 팀의 연결 고리에 대한 역할을 할 수 있습니다.
프로젝트 이해 관계자들 중에서 회사에서 높은 레벨의 임원과 커뮤니케이션이 필요한 경우가 있고 경영진의 전략과 의도를 프로젝트에 반영하고 진행해야 하는 경우가 있습니다. 이러한 커뮤니케이션을 프로젝트 매니저나 프로젝트 팀원들이 하기 어려운 경우도 있습니다. 이 때 프로젝트 스폰서는 프로젝트 팀이 해결하거나 커뮤니케이션 하기 어려운 이슈들을 임원 레벨에 공유하거나 보고하고 해결책을 함께 찾아나갈 수 있도록 하는 경우도 있습니다. 프로젝트 스폰서는 프로젝트 팀에서 하기 어려운 경영진을 설득하는 역할도 합니다. 그래서 프로젝트 스폰서는 프로젝트에 큰 힘이 될 수 있는 역할입니다. 프로젝트 환경도 고려할 수 있습니다.
프로젝트 가치 창출과 추가 요소
프로젝트에 영향을 주는 환경은 조직 내부 환경과 조직 외부 환경이 있습니다. 조직 내부 환경과 조직 외부 환경이 프로젝트에 주는 영향은 긍정적일 수도 있고 부정적일 수도 있으며 중립적일 수도 있습니다. 중요한 것은 내부와 외부 환경 분석은 프로젝트에 대한 불확실성을 평가하는데 필수적인 과정입니다. 프로젝트에 영향을 줄 수 있는 내부 환경으로는 조직, 포트폴리오, 프로그램, 다른 프로젝트 등이 있으며 이러한 요소들이 복합적으로 영향을 줄 수도 있습니다.
회사의 정책, 프로세스, 관행, 도구, 지식 등은 프로젝트에 큰 영향을 미치게 됩니다. 프로젝트 자산은 프로젝트를 진행하기 위해서 회사에서 정의한 개발 도구와 방법론, 탬플릿, 기법, 프로세스 등입니다. 내부 환경에는 데이터 자산도 있습니다. 데이터 자산은 프로젝트 실적 데이터나 프로젝트 인도물입니다. 지식 자산은 회사의 임직원들이 프로젝트를 수행하고 얻은 교훈이나 경험들입니다. 회사에서는 비록 실패를 하더라도 교훈이나 경험들을 중요하게 생각하는 문화가 있는 회사들이 많습니다. 조직 문화와 조직 구조는 회사 구성원들이 공유하는 가치, 신념, 규범, 리더십 스타일, 조직 구조, 윤리와 행동 강령 등이 있습니다.
통신 채널과 정보 기술 하드웨어, 정보 기술 소프트웨어와 같은 인프라도 내부 환경이 될 수 있습니다. 기업의 구성원들의 전문 지식, 역량, 태도와 같은 회사 구성원들의 능력도 중요합니다. 프로젝트에 영향을 주는 회사의 외부 환경도 고려할 수 있습니다. 경쟁 상황이나 시장 점유율, 브랜드 인지도, 기술 동향과 같은 시장 상황은 외부 환경에 포함됩니다. 정치적 분위기, 지역 관습, 공휴일과 행사, 지역 윤리는 사회와 문화적 영향입니다. 규제와 관습도 중요한 외부 환경 요소입니다. 환율이나 이자율, 인플레이션, 세금과 절세도 재무적 고려 사항입니다. 물리적 환경도 고려 대상이 될 수 있습니다.
프로젝트 기능과 실행에 대한 설명
프로젝트 기능과 실행은 프로젝트에서 매우 중요한 영역입니다. 프로젝트는 사람과 그룹, 그리고 역할과 같은 기능들을 통해서 실행됩니다. 프로젝트 기능과 실행은 사람과 역할로 매칭 될 수 있습니다. 프로젝트 기능과 실행 목록은 프로젝트에서의 역할자들이 실제 업무를 담당하고 실행하게 됩니다. 모든 프로젝트에서는 성공하기 위해서 프로젝트 작업에 대한 협업과 조율이 관건입니다.
프로젝트를 진행할 때 사람들 간 협업과 조율을 지속적으로 해야 합니다. 프로젝트 상황 별로 적합한 조율 유형이 존재합니다. 프로젝트에서 지정된 프로젝트 매니저를 통해서 중앙 집중적인 방식으로 조율하는 방식이 있고 프로젝트 팀이 자기 조직화 되어 자체적으로 관리하는 팀원들 간의 협업과 조율을 통한 효과가 있습니다. 조율 방식과 상관 없이 프로젝트 성공을 위해서 리더십, 이해 관계자들의 지속적인 참여는 반드시 필요하게 됩니다.
프로젝트 기능과 실행에 대한 개요
프로젝트 기능은 다양하게 존재합니다. 프로젝트 기능에는 감독과 조율을 제공하는 것, 목표와 피드백을 제시하는 것, 촉진과 지원, 업무 수행과 통찰력 기여, 전문 지식 적용, 비즈니스 방향과 통찰력 제공, 자원과 방향 제공, 거버넌스 유지 관리가 있습니다. 감독과 조율은 전통적인 프로젝트 매니저의 역할입니다. 프로젝트 작업을 감독하고 조율하여 팀이 목표를 달성하도록 지원하는 것입니다. 감독과 조율 기능은 프로젝트에 대한 계획, 감시, 그리고 통제 활동을 주도하는 기능입니다.
일부 기업은 프로젝트 착수 전의 활동으로 타당성 분석이나 사업 계획을 수립한 후 진행하게 되며 프로젝트를 진행하려면 비용이 들어가기 때문에 평가와 분석 활동을 중요하게 진행할 수 있습니다. 감독과 조율의 기능에서는 프로젝트 매니저가 프로젝트 팀원들의 건강과 안전, 그리고 업무 환경 개선을 위한 감시 작업도 포함될 수 있습니다. 프로젝트를 착수하기 위해서는 다양한 측면에서 검토 되어야 하며 이 경우 프로젝트 매니저가 조율을 통해서 진행하게 됩니다. 조율의 경우 목표와 아이디어와 관련된 비즈니스 분석, 비즈니스 케이스 개발 지원, 경영진과 사업부 리더와의 논의, 계약 협상 등이 포함될 수 있습니다. 감독은 프로젝트가 공식적으로 종료되기 전에 프로젝트 인도물을 통해서 얻을 수 있는 편익 실현과 이와 관련된 후속적인 모니터링과 감시, 검토 활동도 포함됩니다.
프로젝트가 종료되면 프로젝트 종류 이후의 달성 가치를 평가하게 됩니다. 목표와 피드백 제시의 경우 해당 기능을 담당하는 사람은 고객, 최종 사용자의 관점, 통찰력, 명확한 방향 제시에 기여하는 부분들이 있습니다. 고객은 프로젝트를 요청하거나 자금을 조달하는 개인이나 그룹입니다. 고객은 일반적으로 현업입니다. 고객이라고 표현하는 이유는 프로젝트를 실제 진행하는 프로젝트 수주사 입장에서 프로젝트 발주사가 곧 고객사가 되기 때문입니다. 따라서 고객사의 협업이 고객으로 정의됩니다. 최종 사용자는 프로젝트를 통해서 개발하고 구축한 시스템 인도물을 직접 사용하게 될 개인이나 그룹입니다. 최종 사용자는 고객사 입장에서의 실제 고객이 됩니다. 고객사가 가장 중요하게 생각하는 대상이 되는 것입니다.
프로젝트 기능과 실행에 대한 설명
프로젝트 요구 사항과 성과에 대한 기대치에 대한 고객과 최종 사용자의 명확한 가이드라인과 지침이 필요합니다. 그리고 고객과 최종 사용자가 실제 시스템을 평가하게 됩니다. 프로젝트의 성공 여부는 결국 고객과 최종 사용자가 어떻게 평가하는 것인지가 될 것입니다. 프로젝트 진행 결과와 제품 요소에 대해서 정기적이거나 지속적인 검토와 피드백을 제공해야 합니다.
애자일 프로젝트나 하이브리드 방식의 프로젝트에서는 제품과 서비스 증분에 대한 지속적인 피드백을 제공할 필요가 있습니다. 어떤 프로젝트들은 고객의 대표나 고객이 직접 프로젝트에 참여하는 경우도 있습니다. 촉진과 지원 기능의 경우는 애자일 프로젝트에서 스크럼 마스터의 역할입니다. 촉진과 지원 기능의 경우 프로젝트의 특성에 따라서 감독과 조율을 하거나 이러한 감독과 조율 기능과 밀접한 관련성이 있습니다. 프로젝트 팀원들의 참여와 협업 촉진, 그리고 프로젝트 결과에 대한 공동 책임 의식을 함양할 필요가 있습니다. 합의를 도출하고 갈등을 해결하며 회의를 조정하고 의사 결정 등에 기여할 수 있습니다.
프로젝트의 성공을 방해하는 장애물들은 없애주고 프로젝트 이해 관계자들에 대한 변화 관리와 지원 역할을 할 수 있습니다. 이러한 프로젝트 매니저의 역할은 워터폴 방식의 프로젝트와 애자일 방식의 프로젝트가 다릅니다. 전통적인 워터폴 방식의 프로젝트에서는 감독과 조율 기능이 좀 더 중요합니다. 애자일 프로젝트에서의 프로젝트 매니저는 협업과 촉진, 지원 역할, 코칭과 멘토링, 변화 관리 주도의 역할에 좀 더 초점이 맞춰져 있습니다. 촉진과 지원의 역할에서는 프로젝트 팀과 개개인의 학습, 적응, 개선을 위한 피드백을 제공하는 것들이 포함될 수 있습니다.
프로젝트 기능과 실행에 대한 내용
프로젝트 기능 중 업무 수행과 통찰력에 기여하는 기능은 프로젝트 팀원들의 역할입니다. 프로젝트 팀원들은 업무 수행과 통찰력 기여를 통해 시스템 기반의 제품과 서비스를 개발하고 창출하며 프로젝트 성과를 만들어 내는데 필요한 지식, 기술, 경험을 제공하면서 진행하게 됩니다. 작업은 다양한 기술들을 보유하고 있는 프로젝트 팀원들이 수행할 수 있고 해당 분야의 전문가들이 진행할 수도 있습니다. 이는 상황에 따라 적절한 선택이 이루어지면 됩니다. 환경 요인에 따라서는 동일 장소에 배치되어 수행하거나 가상 환경에서 수행할 수 있습니다.
회사 안의 여러 부서로부터 교차 기능 팀을 구성하여 수행하는 것도 하나의 방법입니다. 사실 교차 기능 팀을 구성하는 것이 일반적입니다. 프로젝트 만을 수행하기 위해서 부서가 구성되는 경우는 프로젝트 만을 효율적으로 추진할 수 있지만 일반적으로 회사에서는 각 고유 기능을 담당하는 부서들로 구성되고 프로젝트는 일시적인 상황에서만 진행하는 경우가 대부분입니다. 따라서 프로젝트를 진행하기 위해선 각 부서에서 인력을 착출 하여 프로젝트 팀을 구성하고 프로젝트를 진행하게 됩니다. 교차 기능 팀을 구성하여 진행하기 때문에 프로젝트 매니저(PM)의 역할이 중요해집니다. 또한 프로젝트 팀원들의 역량과 협업 관계도 중요합니다. 교차 기능 팀을 매트릭스 조직이라고도 부릅니다. 프로젝트 인도물이 구현되어 운영으로 전환됨에 따라서 지원 기능으로 확장될 수 있습니다. 프로젝트 기능 중 전문 지식을 활용하는 기능도 있습니다.
프로젝트 기능과 중요한 역할들 이해
전문 지식을 활용하는 기능은 프로젝트의 특정 영역에 대한 전문 지식을 얻고 조언이나 지원을 받는 형태로 진행됩니다. SME(Subject Matter Expert)를 사용할 경우 분야 별 전문가의 의견과 조언을 들을 수 있습니다. 전문 지식 적용 기능은 기업과 프로젝트 팀 전체에 대해 조언과 지원을 할 수 있습니다. 또한 해당 기능은 프로젝트 팀의 학습과 작업의 정확도에도 기여할 수 있습니다. 전문 지식 적용 기능은 회사 외부 인력일 수도 있지만 회사 내부 인력일 수 있습니다.
회사의 내부 인력 중에서도 전문 스킬과 전문성을 갖추고 있는 인재가 있습니다. 이러한 인재를 회사에서는 적극적으로 활용할 수 있습니다. 전문 지식을 제공하는 전문가에 대해서는 프로젝트 전체 기간 동안이나 특정 기간 동안 필요할 수 있습니다. 비즈니스 방향과 통찰력을 제공하는 기능이 있습니다. 비즈니스 방향과 통찰력을 제공하는 기능은 프로덕트 오너의 역할입니다. 비즈니스 방향과 통찰력 제공 기능은 해당 기능을 담당하는 사람은 프로젝트나 제품의 성과의 방향성을 제시하고 명확화 하는 것입니다. 고객, 이해 관계자, 프로젝트 팀과 상호 작용을 하면서 제품 개발의 방향성을 정의하게 됩니다.
비즈니스 가치, 의존 관계, 리스크를 기준으로 요구 사항과 백로그 항목의 우선순위를 지정하게 됩니다. 프로젝트 팀에 지속적인 피드백을 제공하여 개발의 방향성을 설정합니다. 비즈니스 방향과 통찰력은 프로젝트의 가장 중요한 기능이기도 합니다. 비즈니스 방향과 통찰력 제공 기능은 특히 애자일 프로젝트에서 중요합니다. 해당 기능은 프로젝트를 진행하는 방향성이기도 합니다. 그래서 비즈니스 요구사항 정의서와 기능 요구 사항 정의는 프로젝트를 진행하는 내용입니다. 비즈니스 방향과 통찰력을 제공하는 역할은 비즈니스 담당자나 프로덕트 오너와 같은 역할이 담당합니다.
프로젝트의 기능과 역할자들 연결
비즈니스 방향과 통찰력 제공 기능의 목표는 결국 프로젝트의 인도물 가치를 극대화하는 것입니다. 워터폴 방식의 프로젝트에서는 지정된 체크 포인트와 마일스톤에서 진행 상황에 대한 피드백을 제시합니다. 그리고 애자일 방식의 프로젝트에서는 반복 주기 마다 비즈니스 방향과 통찰력을 제공합니다. 애자일 프로젝트에서의 성공은 프로덕트 오너(PO)의 역할이 중요합니다. 자원과 방향을 제공하는 기능은 스폰서의 역할입니다. 자원과 방향을 제공하는 기능은 프로젝트를 알리고 홍보하며 조직의 비전과 목표, 그리고 기대를 프로젝트 팀과 이해 관계자들과 의사소통을 통해서 진행합니다.
프로젝트 의사 결정과 프로젝트에서 자원과 권한을 확보하도록 지원합니다. 회사에는 고위 경영진이 있습니다. 고위 경영진과 커뮤니케이션 할 수 있는 레벨은 사실 같은 임원 레벨입니다. 그래서 임원 레벨의 스폰서가 다른 임원들과 프로젝트와 관련된 의사소통과 논의, 의사 결정을 하게 됩니다. 그리고 프로젝트가 잘 진행될 수 있도록 비즈니스 목표에 맞춰서 조율해주고 문제가 되는 장애물들은 없애주는 중요한 역할을 하는 것입니다.
프로젝트를 진행하다 보면 프로젝트 팀의 의사 결정의 범위를 벗어난 이슈가 발생할 수 있습니다. 이러한 프로젝트 팀의 의사 결정 범위를 벗어난 이슈를 해결하기 위해서는 프로젝트 매니저를 지원해줄 수 있는 상위 레벨의 임원이 필요하며 이러한 역할을 프로젝트 스폰서가 담당하게 됩니다. 그래서 프로젝트 스폰서는 프로젝트에서 매우 중요합니다. 거버넌스 유지 관리 기능은 운영 위원회에서 담당합니다. 운영 위원회를 SC(Steering Commitee)라고 부릅니다. 운영 위원회는 프로젝트 팀을 승인하고 지원하고 필요한 성과를 얻을 수 있도록 진행 상황을 감시하는 역할을 하게 됩니다. 프로젝트 진행 과정에서 변경될 수 있는 전략적인 목표나 비즈니스 목표 사이의 연계성을 유지할 필요가 있습니다.