프로젝트 조정과 조정 프로세스에 대해서 이해하는 것은 프로젝트 진행을 위해서 반드시 필요한 절차입니다. 조정은 프로젝트 관리 접근 방식과 거버넌스, 그리고 프로세스를 주어진 환경과 당면 과제에 최적화되고 적합하도록 만드는 의도적인 적용입니다.
조정은 프로젝트 관리 원칙과 회사의 가치, 비전, 문화, 정책을 반영하여 진행하게 됩니다. 리스크에 대한 선호도가 낮은 회사는 많은 프로세스와 절차를 가지고 있게 됩니다. 반대로 리스크에 대한 높은 허용 한도를 가진 회사는 프로세스와 절차가 더 적을 수 있습니다. 프로젝트 조정과 조정 프로세스에 대해서 좀 더 자세히 알아 보도록 하겠습니다.
프로젝트 조정 대상에 대한 이해
프로젝트 조정 대상에 대해서 알아봅시다. 모든 프로젝트는 항상 동일하게 적용할 수 없습니다. 모든 프로젝트에 항상 적용할 수 있는 단일 접근 방식은 없다고 보면 됩니다. 프로젝트 개발 방법론을 적용할 경우, 프로젝트의 유형과 규모, 프로젝트의 복잡성을 고려해서 산업과 조직 문화, 그리고 프로젝트 관리에 대한 성숙도에 맞게 조정을 진행 해야 합니다. 조정을 통해서 운영 환경과 프로젝트 요구 사항에 맞게 적절한 관리를 진행할 수 있어야 합니다.
프로세스가 너무 적으면 중요한 관리 활동들이 간과 되기 쉽기 때문에 효과적인 관리가 어려우며, 반대로 프로세스가 너무 많아도 불편하고 문제가 될 수 있습니다. 조정이 가능한 대상은 프로젝트 생애 주기와 개발 방식 선택, 그리고 프로세스, 프로젝트 참여, 프로젝트 도구, 프로젝트 방법, 프로젝트 산출물 등이 있습니다. 조정 대상 중 생애 주기와 개발 방식의 선택에 있어서 프로젝트 생애 주기와 생애 주기 단계, 개발과 인도 방식을 선택할 때 조정을 진행할 수 있습니다. 예를 들어 보면, 일부 대형 프로젝트에서는 서로 다른 개발 방법론과 인도 방식을 동시에 적용할 수 있습니다.
새로운 데이터 센터를 구축할 때 물리적인 환경 구축 부분은 예측형 접근 방식을 적용하고 이와 관련된 소프트웨어에 대한 기능을 개발하고 구축하기 위해서는 반복적 접근 방식이나 적응형 접근 방식을 활용할 수 있습니다. 조정 대상 중 프로세스의 경우, 선택한 생애 주기와 개발 방식에 맞게 프로세스를 조정하는 과정에서 추가, 수정, 삭제, 혼합, 조율할 부분을 결정할 수 있습니다.
추가의 경우, 필수적으로 필요한 상황일 때 사용할 수 있습니다. 수정은 프로젝트나 팀 요구 사항에 맞게 프로젝트 문서 형식을 수정할 수 있습니다. 삭제는 부가가치가 없는 업무량을 제거할 수 있습니다. 만약 프로젝트를 진행하는데 의사소통이 잘 되는 프로젝트의 경우, 회의록을 작성하는 절차는 생략할 수 있습니다. 혼합은 요소를 혼합하고 결합하여 추가적인 편익이나 가치를 추구할 수 있습니다. 조율은 일관성을 유지하도록 여러 요소들을 조율합니다.
프로젝트 조정의 지속적 개선 알기
프로젝트 참여자에 대한 조정은 사람과 권한 위임, 그리고 통합 측면에서 고려되어야 합니다. 사람은 프로젝트 유형과 운영 조건에 따라서 참여자와 역량을 선택할 수 있어야 합니다. 복잡하고 일정이 짧은 프로젝트의 경우, 경험이 풍부한 팀원을 배치하는 것이 필요합니다. 권한 위임은 프로젝트 팀의 내부 의사 결정 형태와 책임을 선택할 수 있습니다.
상황에 따라 높은 수준의 권한을 부여할 수도 있고, 반대로 감독과 지시를 통해서 낮은 권한을 부여하는 것이 바람직할 수 있습니다. 통합은 프로젝트 팀에서 파트너 사와 외부 단체 등 다양한 기여자들이 통합될 수 있습니다. 조정을 통해서 통합된 최적의 프로젝트 팀을 만들어서 팀 성과 향상과 목표 실현을 촉진할 수 있습니다. 프로젝트 팀이 사용할 소프트웨어나 하드웨어 장비와 같은 도구를 선택하는 것도 일정의 조정으로 볼 수 있습니다.
상황에 가장 적합한 툴을 파악하고 관련 비용을 기준으로 선택을 조율하게 됩니다. 프로젝트 팀이 변경할 수 없는 조직 안에서의 제약은 분명히 존재할 수 있습니다. 이 부분은 어쩔 수 없는 영역이기 때문에 이를 수용하고 진행해야 합니다. 프로젝트 성과 달성을 위해서 활용하는 방법으로는 환경과 문화에 적합한지를 확인한 후, 조정을 진행할 수 있습니다. 프로젝트와 조직에 부합하도록 프로젝트에 사용할 문서와 템플릿, 그리고 산출물을 조정할 수 있습니다.
프로젝트 조정 프로세스에 대한 설명
프로젝트 조정 프로세스는 일반적으로 개발과 인도 방식을 선택한 다음 해당 조직에 맞게 조정하고 이후 다시 프로젝트에 맞게 조정하여 지속적인 개선을 구현하는 프로세스로 진행하는 것입니다. 초기 개발 방식을 선택하고 조직에 맞게 조정한 후, 프로젝트에 맞게 조정합니다. 그리고 이를 기반으로 지속적인 개선을 구현하는 것입니다. 프로젝트 팀은 제품에 대한 지식과 인도 케이던스, 그리고 사용 가능한 옵션들에 대해서 고려하고 가장 적합한 개발 방식을 선택해서 개발해야 합니다.
애자일 적합성 필터 도구을 사용하면, 프로젝트가 에측형, 적응형, 혼합형 접근 방식 중 어떤 방식에 맞는 특성을 가지고 있는지를 파악할 수 있습니다. 애자일 적합성 필터 도구 분석 항목에는 문화, 팀, 프로젝트가 있습니다. 문화는 후원과 신뢰, 의사 결정 권한으로 분류됩니다. 후원은 경영진이 애자일에 대해서 얼마나 이해하고 지원하는지에 대한 부분입니다. 신뢰는 프로젝트 이해 관계자들의 프로젝트 개발 팀에 대한 신뢰 정도입니다. 의사 결정 권한은 프로젝트 팀의 일하는 방식을 결정합니다. 팀은 팀 규모, 경험 수준, 고객 접근성으로 분류됩니다. 팀 규모는 개발 팀 규모를 의미합니다.
경험 수준은 업무 수행 경험 비율입니다. 고객 접근성은 고객에게 접근 가능한 정도입니다. 변경의 정도는 변경되는 요구 사항 비율입니다. 제품의 중요성은 프로젝트 영향력을 분석하는 것입니다. 증분 인도는 증분형 인도에 대한 고객의 피드백입니다. 프로젝트에서는 조직에 맞게 조정하는 프로세스를 진행합니다. 프로젝트 팀이 프로세스를 개선하더라도 조직에서 일정 수준의 승인과 감독은 필요합니다. 회사에서는 직제 규정과 전결 규정이 있고, 회사 내부 규정과 절차가 있습니다.
회사의 임직원은 회사의 규정을 잘 따라야 합니다. 프로젝트 팀을 구성하는 직원들은 모두 회사의 직원들이기 때문에 동일한 회사의 규정을 적용 받는 것입니다. 프로젝트 거버넌스를 확립한 조직은 회사의 정책에 맞게 조정 되었는지를 반드시 확인해야 합니다. 회사의 규정에 위배되는 사항이 있으면 안됩니다. 프로젝트 관리 오피스(PMO, Project Management Office)는 가치 인도 오피스라고도 부르며, 조정된 인도 방식을 검토하고 승인하는데 중요한 역할을 하게 됩니다. 가치 인도 오피스는 주로 적응형 접근 방식에서 애자일 팀들을 코칭하고 적응형 기술과 역량을 구축하며, 스폰서와 프로덕트 오너(PO)에게 멘토링을 제공하는 등 조력자 역할을 할 수 있습니다.
프로젝트 조정과 최적화 방법
프로젝트에 맞게 조정하는 활동들은 제품과 인도물, 프로젝트 팀, 그리고 문화 등의 속성을 고려해야 합니다. 제품과 인도물은 규정 준수의 중요성, 제품과 인도물의 유형, 시장 변화와 규제, 그리고 경쟁 강도를 고려해야 합니다. 또한 기술 변화의 속도와 안정성, 프로젝트 기간, 프로젝트 요구 사항에 대한 안정성과 변경 가능성, 기밀 사항 유무에 따른 보안 부분, 증분 인도와 지속적 검증이 필요한지 여부에 따라서 조정을 진행할 수 있습니다.
프로젝트 팀은 프로젝트 팀 규모와 인원, 팀의 지리적인 위치, 조직의 배치, 프로젝트 팀 경험, 고객의 접근과 빈번한 피드백에 따라 달라질 수 있습니다. 문화는 승인에 대한 부분이 중요합니다. 프로젝트 팀에 대한 신뢰 부분도 고려되어야 합니다. 프로젝트 팀의 의사 결정 권한과 조직 가치와 관련되어 있습니다. 조정 프로세스는 일회성 활동이 아닙니다. 조정 프로세스는 점진적 구체화 과정에서 추가 조정을 통해서 개선이 이루어질 수 있도록 해야 합니다. 필요에 따라서 단계 심사나 회고, 교훈 회의와 같은 정기 검토가 필요합니다. 프로세스와 개발 방식, 그리고 인도 빈도 등을 조정할 수 있는 기회를 제공합니다.
프로젝트 팀은 프로세스 개선에 참여함으로써 오너십에 대한 육성과 지속적인 개선, 그리고 품질 향상에 대한 헌신을 증명할 수 있습니다. 프로젝트 팀의 조정 참여 과정은 현재 상태를 해결하기 위한 것 뿐만 아니라 혁신과 개선에 대한 의지를 증명하기 위한 것입니다. 프로젝트 관리 원칙에서 상황에 따른 조정은 다양한 원칙들이 존재합니다. 성실하고 존경할만한 배려심이 있는 프로젝트 매니저가 되어야 하고 협력적인 프로젝트 팀 환경을 형성해야 하며 프로젝트 이해 관계자들과의 효과적인 관계를 가지고 있어야 합니다.
프로젝트 가치에 중점을 두고 시스템의 상호 작용에 대한 인식과 평가, 그리고 대응이 있어야 합니다. 프로젝트 리더십을 발휘할 필요가 있습니다. 상황에 따른 조정은 중요합니다. 프로세스와 인도물의 품질 체계 구축은 중요합니다. 복잡성 탐색과 위험 대응 최적화도 고려되어야 합니다. 적응성과 복원력 수용도 필요합니다. 계획된 미래 상태 달성을 위한 변화는 성과 영역 조정에 해당합니다.
프로젝트 조정 지침에 대한 이해
프로젝트 조정 지침에 대해서 알아둘 필요가 있습니다. 만약 인도물 품질이 좋지 않은 상황이라면 더 많은 피드백 검증 주기와 품질 보증 단계를 추가할 수 있습니다. 프로젝트 팀원이 업무 수행이나 수행 방법을 잘 모르는 상황이면 더 많은 가이드를 제공하고 교육과 검증 단계를 추가할 수 있습니다. 무조건 인력 교체는 해답이 아닙니다. 승인이 오래 지연되고 있는 상황일 경우 의사 결정을 내릴 수 있는 권한을 가지고 있는 사람들을 통해 승인 결정을 간소화하는 것도 하나의 방법입니다.
물론, 승인이 막혀 있는 부분을 해결하기 위해서 자료를 제공하거나 승인이 잘 될 수 있도록 활동하는 것도 좋습니다. 진행 중인 작업이 너무 많거나 폐기율이 너무 높은 상황이라면 가치 흐름 매핑과 칸반 보드와 같은 기법을 사용하여 작업들을 시각화 하고 이슈 식별과 솔루션을 제안할 수 있습니다. 이해 관계자가 참여하지 않거나 부정적인 피드백을 공유하는 상황일 경우, 프로젝트 이해 관계자들에게 충분한 정보가 공유 되었는지, 그리고 피드백 루프가 존재하고 제대로 작동하고 있는지를 평가합니다. 단순한 의사 소통이 아니라 적극적인 참여를 유도하는 것도 있습니다. 프로젝트 진행 상황에 대한 관심과 이해가 부족한 상황일 경우, 프로젝트 팀과 이해 관계자 회의 중에 적절한 조치를 취하고 정보를 수집, 분석, 공유하고 논의 하는지를 확인할 수 있습니다.
프로젝트 팀 안에서 조치와 이해 관계자 간 합의를 검증할 수 있습니다. 이슈나 리스크가 표면화 되어, 팀이 업무 수행 보다는 문제에 대응하도록 요구 받고 있는 상황이라면 프로세스나 활동에서 관련 편차가 있는지를 식별하기 위한 근본 원인을 파악할 수 있습니다. 프로젝트 조정 지침을 참고할 경우, 프로젝트를 진행하는 과정에서 이슈가 발생하더라도 적절한 대응을 할 수 있게 됩니다. 프로젝트를 진행하다 보면 다양한 사건 사고가 발생하고 이슈들이 발생합니다. 프로젝트 매니저는 프로젝트 조정 지침을 잘 따라서 이에 맞게 대응하고 적용해야 합니다.
프로젝트 조정 지침의 추가 설명
프로젝트 조정 지침에 대해서 추가적으로 설명 드리겠습니다. 초대형 프로젝트 팀일 경우, 몇 개의 작은 단위의 프로젝트로 재구성할 수 있습니다. 팀 규모를 줄일 수 있도록 인도하는 기능의 수를 줄여서 더 자주 릴리즈 해야 합니다. 대규모 팀을 여러 소 단위 팀으로 나누고 프로그램 관리를 통해서 팀들을 동기화하고 조율해야 합니다.
분산형 팀은 인스턴트 메시징, 화상 회의, 온라인 팀 게시판 등의 도구를 활용할 수 있습니다. 대면 회의를 통해서 향후 더 효과적인 원격 대화가 가능하도록 조치할 수 있습니다. 돌아가며 의사 표현을 하여 의사 결정에 참여를 확인하고 합의 여부를 표시할 수 있습니다. 여러 시간대에 분산 되어 있는 팀원의 경우, 전체 회의 빈도는 줄이고 개별 회의를 더 자주 갖도록 장려할 수 있습니다.
애자일 프로세스로는 감당하기 어렵고 부가적인 문서와 적합성 검사가 필요한 안정성이 필요한 경우 제품의 환경이 요구되는 엄격한 기준을 추가하여 혼합형 접근 방식을 사용하여 애자일 방식으로 향상되는 협업과 의사소통의 장점을 결합하는 방법이 있습니다. 안정적인 요구 사항과 실행 프로세스가 있다면 애자일 접근 방식이 정말 필요한지 다시 검토해봐야 합니다. 피드백 진행 과정에서 요구 사항에 대한 추가 인식과 구체화가 되지 못하는 경우 시간과 비용을 최소화하기 위해서 주기를 연장할 수 있습니다.
프로젝트 조정 지침의 케이스 별 대응 설명
프로젝트 분석 설계와 개발 과정에서 변경이 많이 발생하고 있는데도 불구하고 정해진 주기로 반복해서 배포해야 하는 경우 단계 별로 적절한 생애 주기 모델을 사용하는 혼합형 접근 방식을 고려할 수 있습니다. 기능 조직 안 내부의 기능 사일로 안에 있는 팀들의 경우, 사람들에게 경영진의 개입 없이 스스로 몇 개의 교차 기능 팀을 구성하도록 지시한 다음, 이후 진행 경과를 확인해야 합니다. 보상 체계가 기능 자체 만을 위한 것이라면 먼저 보상 체계 변경을 고려해야 합니다.
투명성이 두려움을 더 야기 시키는 경우도 있습니다. 애자일은 투명한 작업 공개를 원칙으로 하고 중간 인도물을 공유하여 성공과 실패, 그리고 현재 상태를 정직하게 공개하는 용기가 필요하게 됩니다. 현황 게시판이나 화이트 보드를 사용하여 의사 결정 프로세스에 대한 투명성을 본보기로 활용할 수 있습니다. 기술 도메인 지식이 거의 없는 대부분의 팀원들이 있는 경우도 있습니다.
대부분의 팀원이 경험이 없는 경우, 자율 구성을 기반으로 한 합의 중심 접근 방식으로는 문제와 재 작업 이슈를 만들어 낼 수 있습니다. 이럴 경우, 프로젝트 팀이 기술을 습득할 때까지 배정하거나 지시하는 리더십을 발휘해야 하며 역량 강화를 지원해야 합니다. 경영진의 후원이 부족한 경우, 예측형 접근 방식과 애자일의 적응형 접근 방식을 놓고도 분쟁과 혼란이 발생할 수 있습니다.
경영진 대상으로 설명하는 세션을 진행하여 후원을 이끌어 내는 방법도 있습니다. 린 사상을 기반으로 한 애자일의 장점과 가치를 설명할 수 있습니다. 애자일 분야에서 사용하는 용어들과 언어가 회사의 조직 문화에 잘 맞지 않는 회사들도 있습니다. 애자일 언어를 사용할 수 없는 경우, 사람들이 활동을 이해하고 동의할 수 있도록 용어를 수정해야 합니다.