프로젝트 조달 관리와 입찰 프로세스에 대해서 알아볼겠습니다. 프로젝트 조달 관리는 프로젝트를 시작할 때 진행해야 하는 영역입니다. 조달 관리 프로세스는 일종의 계약 관리 프로세스입니다.
프로젝트를 진행하기 위한 조달 대상으로는 시스템, 설비, 소프트웨어, 솔루션, 인력, 서비스, 프로젝트 진행을 위해서 필요한 자재 등이 있습니다. 계약 관리의 가장 중요한 핵심은 업무 성격에 가장 적합한 우량한 공급자 선정과 계약 유형을 결정하고 명확하고 정확한 계약서를 작성하는 것입니다. 더 나아가 계약 변경 관리를 함께 진행하는 것입니다. 이어서 프로젝트 조달 관리와 입찰 프로세스에 대해서 좀 더 자세히 알아보도록 하겠습니다.
프로젝트 조달 관리에 대한 이해
프로젝트에서는 제3자로부터 자재를 공급 받을 필요가 있습니다. 물적 자원에 대해서는 계획에서부터 주문과 운송, 저장과 추적, 그리고 제어를 위해서 많은 시간과 노력이 필요합니다. 지원 문서에는 자재에 대한 유형과 등급, 사양, 산정 기준, 전달을 위한 시간과 장소, 예상 사용량 등에 대한 내용들이 포함됩니다. 관련된 모든 작업들은 명확한 기대 사항과 의사소통을 위한 전체 마스터 프로젝트 일정과 통합되어야 합니다.
많은 프로젝트들에서는 자재, 설비, 솔루션, 인력, 서비스에 대한 조달과 계약이 필요하게 됩니다. 계약에 서명할 수 있는 권한은 프로젝트 매니저에게는 없지만 프로젝트 매니저는 조달과 계약과 관련된 담당자들과 협업 해야 합니다. 프로젝트 조달을 진행하기 위해서 준수해야 하는 회사의 정책과 프로세스, 그리고 역할 등을 식별하고 입찰과 관련된 준비가 필요합니다. 프로젝트 매니저는 기술 자격을 갖춘 팀원들을 통해 회사 안의 계약 전문가들과 협업 하여 입찰과 관련된 필요 문서들을 준비하고 작성해야 합니다.
프로젝트 조달 관리의 입찰 프로세스
입찰 프로세스에서는 입찰 문서 작성과 공개, 입찰자 회의, 그리고 입찰자 선정을 진행하게 됩니다. 프로젝트를 진행하기 위해서는 회사 내 인력을 사용하기 보다 시스템 구축을 전문으로 하는 업체를 선정해서 계약을 체결하고 프로젝트를 진행하는 경우가 많습니다.
프로젝트를 통해 진행하는 시스템 구축 프로젝트는 전문적인 측면이나 기술적인 측면에서 전문가들이 필요하며 이를 전문으로 하는 회사들이 있습니다. 이러한 회사들은 대기업도 있고 중소기업들도 있습니다. 프로젝트를 진행하고자 하는 회사에서는 가장 적합한 업체를 선정해서 프로젝트를 진행해야 합니다. 회사에서 업체를 선정할 때는 담당자가 마음에 드는 업체를 선정하는 것이 아니라 회사 내에서 공정한 입찰과 업체 선정을 위해 정해 놓은 프로세스를 따라야 합니다.
입찰 프로세스에는 입찰 문서를 작성하고 공개하며, 입찰자 회의와 입찰자 선정 단계로 분류됩니다. 그리고 이러한 프로세스를 진행하기 위해서 중요한 문서들이 존재합니다. 이를 입찰 문서라고 부릅니다. 입찰 문서는 공급자들의 응찰이나 제안을 지원하고 가이드 할 수 있는 문서들입니다. 입찰 문서는 정확한 제안을 할 수 있도록 상세해야 합니다. 다만, 공급자의 창의적이고 유연한 제안을 제약 해서도 안됩니다.
프로젝트 조달 관리 프로세스와 문서
프로젝트 조달 관리는 사실 모든 회사들이 진행하는 프로세스와 계약 유형이므로 모든 회사들이 공통적으로 진행하는 프로세스와 문서가 이미 체계화 되어 있습니다. 대표적인 입찰 문서 유형으로는 정보 요청서(RFI, Request for Information), 견적 요청서(RFO, Request for quotation), 제안 요청서(RFP, Request for proposal)가 있습니다.
정보 요청서(RFI)는 공급자들에게 입찰 문서를 보내기 전에 정보 수집을 위해서 활용하는 문서입니다. 정보 요청서(RFI)는 구매자가 구매할 제품과 서비스에 대한 추가적인 정보를 수집하기 위해서 공급자들에게 정보를 요청할 때 사용하는 것입니다. 견적 요청서(RFO)는 가격이 중요한 결정 요소이고 제안 된 해결책이 즉시 사용 가능할 때 활용합니다. 견적 요청서는 가격이 중요한 결정 요소로 작용할 때 구매 원가를 파악하기 위해서 요청하는 문서입니다. 제안 요청서(RFP)는 구매자가 벤더로부터 복잡한 범위 구현을 위한 해결 방법을 찾기 위해서 활용합니다. 여기서 가장 전통적이면서 중요한 문서는 제안 요청서입니다. 제안 요청서를 시작으로 프로젝트 준비가 시작됩니다.
제안 요청서(RFP)는 회사에서 프로젝트를 통해 해결하고자 하는 상세한 기술적 해결 방안을 요청할 때 사용하는 것입니다. 구매 대상이 기술적으로 복잡할 때 사용하는 공식 문서입니다. 제안 요청서의 목차는 프로젝트의 성격에 따라 다르지만 일반적으로 제안 요청 배경, 응답 수행 절차, 제안서 준비 가이드라인, 평가 기준, 견적서 양식이 포함됩니다. 또한 조달 업무 범위와 계약서에 포함될 항목과 조건도 들어가게 됩니다.
입찰 프로세스와 입찰 회의 설명
입찰 문서가 배포되면 구매자는 입찰자의 질의에 답하고 명확한 정보를 제공하기 위해서 입찰자 회의를 개최하기도 합니다. 입찰자 회의에서는 구매자가 공급자에게 제공한 제안 요청서(RFP)의 내용에 대해서 공급자가 궁금한 사항에 대해서 질의 응답을 통해 명확하게 할 수 있도록 도와주는 절차입니다. 공급자는 프로젝트에 대한 정확한 정보를 파악할 수 있게 되고, 구매자 입장에서는 올바른 제안서를 받을 수 있게 됩니다.
입찰자 회의는 질의 응답에 대해서 공식적으로 진행할 수 있는 자리가 됩니다. 입찰 과정의 공정성이 중요하기 때문에 이를 위해 모든 공급자들이 질문할 수 있는 기회를 제공하고, 접수된 질문들에 대해서는 답변을 해야 합니다. 그리고 질문과 답변 내용에 대해서는 모든 입찰자들에게 공유되어야 합니다. 입찰 문서 배포는 일반적으로 회사의 공식 홈페이지에 공고를 통해서 진행합니다. 입찰자가 입찰 문서에 기술된 날짜까지 필요한 문서를 제출하면 업체 선정 기준에 따라서 회사는 최상의 업체를 선정합니다. 이 때 업체 선정은 공정하고 합리적이어야 합니다.
구매 평가자는 기술적 차별성, 사업에 대한 경험, 관리와 지원 역량, 가격, 업체의 재무적 안정성 등을 요소와 변수로 두고 가중치를 부여하여 업체 선정을 위한 평가를 진행합니다. 구매자는 공급자의 제안서를 받은 다음 일반적으로 공급자에게 제안 설명회를 요청하고 제안 설명회를 개최하게 됩니다. 구매자는 적격 공급자 목록을 미리 작성해서 공급 업체 후보 정보를 파악해야 합니다. 구매자는 기준을 통과한 공급자 목록과 우수 공급자 목록을 관리할 수 있습니다. 공급자 선정 기준은 일반적으로 조달 문서에 명시됩니다.
입찰 프로세스의 업체 평가 방법 설명
입찰 프로세스에서 업체 선정을 위해서 평가를 할 때 구매 평가자는 입찰을 희망하는 업체의 요구 사항에 대한 이해 수준, 인도물의 납품 시가와 납품 조건, 조달 원가와 생애 주기 원가, 공급자의 프로젝트 관리 역량과 기술적 접근 방법, 공급자의 재무 상태나 평가 등급을 평가합니다. 또한 공급자의 문제 해결 접근 방식이나 프로젝트 개발 방법론, 작업 계획에 대한 적절성도 평가합니다.
공급자에 대해서 과거 프로젝트 수행 실적과 평판에 대해서도 고려할 수 있습니다. 그리고 프로젝트를 진행하고 나서 인수인계를 위한 교육과 지식 이전 수준도 평가할 수 있습니다. 이후 계약 조건에 대해서 협상하고 합의에 도달 되었을 경우 업체와 계약을 체결하게 됩니다. 공급자와 구매자가 계약의 세부 조건에 합의하면 계약을 체결할 수 있습니다. 계약 조건에는 프로젝트 과업의 범위, 가격, 지불 조건, 지적 재산권 등의 내용이 포함됩니다. 계약 내용에 대해서는 프로젝트 내 모든 계획과 문서에 반영되어야 하며 계약한 업체는 이해 관계자로 관리되어야 합니다.
업무 범위가 명확하면 프로젝트 예산 산정의 신뢰도가 높아지고 계약 분쟁의 가능성도 낮아지기 때문에 고정가 계약이 바람직할 수 있습니다. 구매자가 공급자를 관리할 수 있는 역량이 높을 경우 원가 정산 계약을 체결하면 예산 절감의 기회가 생길 수 있습니다. 기본 계약 내용에 목표 달성 인센티브를추가하면 공급자가 일정을 단축하고 성능을 향상 시킬 수 있는 동기부여로 작용 될 수 있습니다. 만약, 계약 체결이 긴급할 경우 단가는 고정하고 수량 변동을 허용하는 계약 형태로도 진행할 수 있습니다.
프로젝트 조달 관리와 관련된 추가 설명
프로젝트 매니저는 계약의 내용을 이해할 수 있는 정도의 지식은 가지고 있어야 합니다. 대부분의 회사에서는 계약을 진행할 때 법무 검토를 통해 계약을 체결하지만 프로젝트 매니저(PM)도 계약의 내용을 검토할 수 있는 능력이 있어야 합니다. 계약 체결 이후에는 프로젝트 매니저가 프로젝트 단계 별로 계약서에 명시되어 있는 내용을 상대방이 성실하게 이행 하는지를 확인하고 모니터링 해야 합니다.
계약의 문서는 매우 다양합니다. 문서에 따라서 계약의 내용, 계약 효력은 조금씩 다를 수 있습니다. 하지만 공통적으로 공급자와 구매자의 의무 사항들을 포함하게 됩니다. 양해 각서(MOU, Memorandum of Understanding)는 기업 인수 합병과 같이 계약 규모가 크고 계약 기간이 긴 경우 본 계약을 체결하기 전에 계약 당사자 간의 합의 내용을 정리하는 문서입니다. 다만, 양해 각서는 일반적으로 법적인 효력은 없습니다. 합의 각서(MOA, Memorandum of Agreement)는 양해 각서를 체결한 다음, 계약의 당사자 모두가 합의한 내용을 상세하게 정리한 문서입니다. 협의 각서가 양해 각서 보다 법적인 구속력이 좀 더 높다고 볼 수 있습니다.
비밀 유지 약정(NDA, Non-Disclosure Agreement)은 계약 체결을 중요한 노하우나 기술을 외부에 유출하지 않겠다고 약속하는 문서입니다. 비밀 유지 약정은 일반적으로 계약서 안에 포함되거나 계약서의 부속 항목으로 정의합니다. 계약 단계 별로 공급자는 입찰자에서 우선 협상 대상자, 계약 업체로 발전합니다. 공급자는 계약 업체라고 부르기도 하고 벤더나 서비스 제공자라고 부르기도 합니다. 계약 관리에 따라서는 원청 계약 업체나 계약 업체, 하청 업체로도 구분될 수 있습니다.