프로젝트 이해관계자 교류 방법에 대해서 아는 것은 매우 중요합니다. 프로젝트 이해관계자들을 효과적으로 프로젝트에 참여 시키는 것이 프로젝트를 성공하는 핵심적인 방법입니다. 프로젝트에서의 이해관계자들은 프로젝트의 결과에 의해 긍정적이거나 부정적인 영향을 받게 되는 개인이나 그룹이 됩니다. 프로젝트 이해관계자에는 프로젝트 매니저(PM)를 포함한 프로젝트 팀이 사실상 가장 중요한 이해관계자인데 이 외에도 다양한 사람들이 존재합니다.
프로젝트 성공과 프로젝트에 대한 만족도를 높이기 위한 방법과 이를 위한 기여 내용은 선제적으로 이해관계자들을 참여 시키는 것이 핵심 포인트입니다. 이해관계자는 프로젝트 단위나 프로그램 단위, 그리고 더 나아가 포트폴리오 단위로 의사 결정을 진행할 수 있는 사람이거나 이와 관련된 활동과 성과에 영향을 주거나 아니면 영향을 받는 개인이나 집단입니다. 프로젝트 이해관계자 교류 방법에 대해서 더 자세히 알아보도록 하겠습니다.
프로젝트 이해관계자 교류에 대해 알기
프로젝트 이해 관계자에는 고객, 사용자, 공급업체, 파트너사, 부서장(기능 관리자), 프로젝트 스폰서, 운영위원회, 프로젝트팀이 있습니다. 이러한 이해관계자들은 프로젝트의 결과와 성과에 긍정적인 영향을 받거나 부정적인 영향을 받을 수 있는 사람들입니다. 그래서 프로젝트를 진행할 때 이해관계자들의 적극적인 참여와 공유하는 것은 매우 중요합니다.
이해관계자들을 효과적으로 참여시키는 것이 가장 중요한 요소로 보는 것입니다. 프로젝트 매니저는 의도적으로 프로젝트 이해관계자들을 효과적으로 참여시켜야 합니다. 이해관계자는 프로젝트를 진행할 때 다양한 측면에서 영향을 줄 수 있습니다. 요구사항 범위나 요구사항 추가, 변경, 그리고 삭제에 대한 요구를 할 수도 있습니다. 그리고 프로젝트 일정 단축을 요구할 수 있고 프로젝트에 대한 진행 속도도 늦출 수 있습니다. 예산을 축소시키거나 반대로 예산을 늘려주거나 확대 시킬 수 있습니다.
프로젝트 예산과 관련된 이해관계자
프로젝트를 진행할 때 예산은 매우 중요합니다. 그런데 프로젝트 이해관계자들 중에는 예산에 대해서 영향을 줄 수 있는 사람들이 있습니다. 프로젝트 이해관계자로 프로젝트 기술, 지식, 그리고 경험이 있는 사람들을 투입하거나 제한할 수 있습니다. 대표적으로 이해관계자로 프로젝트에 직접적이거나 간접적으로 참여하는 부서장들이 있습니다. 부서장들은 기능 관리자로 프로젝트가 진행될 때 인력을 제공할 수 있습니다.
기능 관리자가 프로젝트에 인력을 지원할 대 부서의 인력 중에서 불필요한 인력이 아닌 부서의 핵심 인력을 제공할 경우 해당 기능 관리자는 프로젝트가 반드시 성공해야 되는 필요성과 니즈, 그리고 의지가 있는 것입니다. 그래서 프로젝트가 성공해야만 되는 기능 관리자 입장에서는 프로젝트에 뛰어난 부서의 직원을 투입 시키는 경우가 많습니다. 프로젝트 이해관계자들은 프로젝트 계획을 수립할 때 정보를 제공하거나 합의하거나 변경할 수 있습니다. 품질 요구사항을 식별하거나 요구할 수도 있습니다. 이해관계자들은 리스크 한계선을 정의하고 리스크 관리 활동에 참여할 수도 있습니다. 프로젝트 성공 기준을 정의하고 평가에 참여하는 경우도 있다고 할 수 있습니다. 조직의 허용 범위도 고려할 필요가 있겠습니다.
프로젝트 이해관계자 교류에 대한 이해
프로젝트를 시작할 때 부터 프로젝트를 종료할 때까지 프로젝트 전반에 걸쳐서 이해관계자들을 계속 지속적으로 식별하고 분석해야 하며 적극적인 의사소통을 진행해야 합니다. 프로젝트 이해 관계자들은 프로젝트 생애주기 전반에 걸쳐서 추가되거나 바뀔 수도 있습니다. 프로젝트 이해관계자들에 대한 관심과 영향도는 시간이 지나면 지날 수록 바뀔 수 있다는 점도 반드시 알아둘 필요가 있습니다. 그래서 이해관계자들을 관리하는 것은 프로젝트를 진행하는 동안 계속되어야 하는 것입니다. 프로젝트를 진행할 때 가장 효율적이고 가장 효과적인 방법으로 이해관계자들과 소통하는 것입니다.
이해관계자들과의 의사소통은 매우 중요하며 이해 관계자들과의 의사소통을 통해 프로젝트에 적극적으로 참여할 수 있도록 만드는 것이 필요합니다. 이해관계자들이 적극적으로 참여하는 경우 프로젝트에 유익할 수 있습니다. 참여는 다른 사람의 아이디어를 인식하고 다른 관점에 대한 이해와 해결 방안의 공동 구성, 그리고 합의 등을 위해서 반드시 필요한 것입니다. 그리고 중요한 이해관계자들과의 긴밀한 의사소통은 그야 말로 핵심입니다. 의사소통이 이해관계자들을 참여 시키는 가장 핵심 중 핵심입니다. 참여를 통해서 빈번한 의사소통을 진행해야 하고 이해관계자들과 견고한 관계를 만들고 유지할 수 있어야 합니다. 프로젝트에서는 이해 관계자들을 배제하고 진행하면 가장 위험한 상황이 됩니다.
이해관계자의 영향과 크기 설명
이해관계자는 영향을 받는 크기가 크면 클수록 프로젝트에 영향력을 주거나 영향력을 행사하길 원하는 것이 일반적입니다. 프로젝트에 긍정적인 영향을 받는 이해관계자는 프로젝트를 성공시키기 위해서 노력하게 되고 프로젝트에 부정적인 영향을 받는 이해관계자는 프로젝트가 성공하지 않도록 방해할 것입니다. 사실 프로젝트가 성공하지 않기를 바래서 방해하는 것이 가장 안 좋은 이해관계자가 됩니다.
프로젝트는 결국 회사의 이익을 위해서 진행하는 것인데 그것을 방해하는 것은 회사가 수익과 가치를 만들어 내는 것을 방해하는 것과 마찬가지인 셈입니다. 프로젝트 매니저는 이러한 상황에 대비해야 하고 다양한 이해관계자들을 조율하면서 조정하는 활동들을 해나가야 합니다. 프로젝트 이해관계자들은 적극적인 참여를 할 수록 인도물의 가치를 높이게 됩니다. 그리고 이해관계자들이 좋은 인상을 받고 긍정적인 자세를 가질 수 있도록 하기 위해서는 정보 공유가 중요합니다.
이해관계자의 긍정적인 참여를 유도하기 위해서는 이해관계자가 원하는 정보를 원하는 시점에 원하는 형태로 바로 제공되는 것이 좋습니다. 이해관계자의 참여에 대한 관리는 결국 빈번하고 효과적인 양방향 커뮤니케이션입니다. 이해관계자들이 프로젝트에 적극적으로 참여하는 것은 결국 프로젝트의 가치를 높이는 것이라는 것도 알아둘 필요가 있습니다. 요구사항 변경에 대해서 프로젝트 초반에 조기 식별할 수 있고 프로젝트 목표에 대한 공감대를 형성할 수 있으며 문제해결을 위한 창의적인 아이디어를 도출할 수 있게 됩니다.