프로젝트 의사소통은 프로젝트에서 매우 중요합니다. 프로젝트 작업은 의사소통과 참여 과정을 통해서 이루어지는 것입니다. 특히 프로젝트 팀원들과 프로젝트 이해 관계자들의 참여에 대해서 유지하는 것과 관련되어 있습니다. 의사 소통은 프로젝트 의사소통 계획서라고 하는 문서에 명시한 대로 진행합니다. 다만, 프로젝트 의사소통 계획서를 통한 공식적인 의사소통 이외에도 추가적인 비공식적인 의사소통이 필요할 수 있습니다.
프로젝트 진행 중 특정 정보를 전달해야 하거나 프레젠테이션이 필요하거나 다양한 임시 요청이 발생할 수 있습니다. 임시 의사소통에 대한 요청이 많은 경우, 수립된 의사소통 계획이 이해 관계자의 요구를 충족하기에 적절하지 않다는 것을 의미할 수 있습니다. 이 경우 의사소통 계획을 수정하거나 업데이트할 수 있으며, 추가적인 이해 관계자를 참여하기 위한 조치가 필요할 수 있습니다. 그럼 이어서 프로젝트 의사소통과 관리에 대해서 더 자세히 알아보겠습니다.
프로젝트 의사소통과 참여의 이해
프로젝트 의사소통은 단순히 이해 관계자들이 원하는 정보를 배포하는 것에만 한정하는 것이 아닙니다. 프로젝트 팀이 전달하고자 했던 내용들을 이해 관계자가 정확하게 이해하고 동의하는지 확인하는 과정도 포함됩니다. 의사소통이 제대로 되고 있는지를 확인하는 과정에서 불명확한 정보나 미래에 추가적으로 제공해야 하는 정보들을 파악하기도 합니다.
의사소통 대상의 내용은 의사소통 관리 계획서에서 사전에 정의한 정보 뿐만 아니라 프로젝트 진행 도중에 발생하는 계획 외 정보들도 포함합니다. 계획되지 않는 정보 요구 사항들이 많을 경우에는 의사소통 계획서에 보완할 내용이 있는지를 검토해야 합니다. 의사소통에는 효과성과 효율성의 개념이 있습니다. 효과적인 의사소통은 의도한 내용을 정확하게 전달하는 것입니다. 효율적인 의사소통은 핵심적인 메시지가 간결하게 표현하여 상대방을 이해 시키는 것입니다.
반대로 비효과적인 의사소통은 질문과 다른 대답을 하는 것입니다. 그리고 비효율적인 의사소통은 횡설수설하는 것을 예로 들 수 있습니다. 만약 관리자가 효과적인 의사소통을 하지 못하면 역량이 부족한 관리자로 인식될 수 있습니다. 효율적인 의사소통과 효과적인 의사 소통은 관리 관점에서 매우 중요합니다. 프로젝트 매니저일 경우 의사 소통에 신경 써야 할 것입니다.
프로젝트 의사소통과 팀 관리 설명
프로젝트 매니저는 프로젝트 팀원들의 업무 생산성을 높이기 위해서 다양한 활동들을 진행해야 합니다. 프로젝트 팀원들이 현재 업무에 만족하고 있는지를 모니터링 해야 하며, 성과가 미흡한 팀원을 파악하고 해당 원인을 분석해야 합니다. 프로젝트에 적응이 힘든 팀원은 교체를 검토할 수 있습니다. 중요한 이슈들은 그룹 회의를 통해서 의사 결정을 할 수 있습니다.
프로젝트 매니저나 관리자는 공정한 평가와 보상을 해야 합니다. 회사 안에서 신뢰감과 일치감을 조성해야 합니다. 협업을 장려하는 팀 문화 조성이 반드시 필요합니다. 프로젝트 팀이 창출하는 가치에 대한 공감대를 형성할 수 있습니다. 비효과적인 팀은 분명한 특징이 있습니다. 프로젝트 매니저는 비효과적인 팀이라고 인식이 되면 이를 조기에 식별하여 해당 현상이 악화되지 않도록 적절한 조치를 취할 필요가 있습니다. 프로젝트 팀이 만약 목표가 불명확하고 팀원들이 공감하지 않고 있는 상황이라면 비효과적인 팀이 됩니다. 팀 성과가 낮아지는데 그 원인을 모른다면 그것도 문제가 됩니다.
만약 의사 결정된 내용들이 제대로 실행되지 않는다면 그것도 큰 문제가 됩니다. 프로젝트 관련 미팅을 진행하는데 비생산적이고 갈등이 많이 발생한다면 팀원들의 사기를 저하 시킬 수 있습니다. 프로젝트 팀원들이 책임을 회피하고 필요한 협조를 하지 않는 것도 비효과적인 팀입니다. 비효과적인 팀의 특징 중에는 해결해야 할 갈등을 외면하는 경우도 있습니다.
데일리 스탠드업 미팅에 대한 이해
일일 스탠드업 미팅은 매일 프로젝트 팀원들이 서서 간단한 미팅을 진행하는 것입니다. 데일리 스탠드업 미팅은 일일 스탠드업 미팅이나 스크럼 미팅으로 알려져 있습니다. 일일 스탠드업 미팅은 프로젝트 팀에서 수행하는 협업 회의입니다. 일반적으로 15분 이내에 수행하고 팀 안에서 협업 해야 하는 사항들이나 문제들을 공유하고 원활한 업무 흐름을 유지하기 위해서 활용하는 미팅입니다. 데일리 스탠드업 미팅에서는 전날 팀원들이 진행한 작업 내용들을 공유하고 오늘 진행할 작업 계획을 팀 내 공유하게 됩니다. 현재 예상되는 모든 장애물이나 리스크, 그리고 문제들을 공유합니다.
프로젝트에서 일일 스탠드업 미팅을 통해서 완료해야 할 작업들에 대해서 책임감을 가지고 팀이 자율적으로 구성되도록 유지할 필요가 있습니다. 스탠드업 미팅의 목적은 문제를 해결하기 위한 것이 아닙니다. 다만, 문제가 있다는 것을 깨닫고 해당 정보를 공유하기 위한 목적이 더 큽니다. 스탠드업 미팅은 애자일 프로젝트에서 진행합니다. 스탠드업 미팅에서 일반적으로 발생할 수 있는 가장 비효율적이고 잘못된 방향은 현황에 대한 보고 형태로 흘러가는 것입니다. 특정 이슈에 대해서는 의제 목록에 추가한 다음 스탠드업 미팅이 끝나고 나서 별도의 회의를 만들어서 진행하는 것이 좋습니다. 이슈들에 대해서는 별도 회의를 통해서 상세한 논의를 진행하고 해당 문제들에 대한 해결 방법들을 찾아 나가야 합니다.
프로젝트 매니저나 프로젝트 리더 대신 팀원들이 자체적으로 스탠드업 미팅을 진행하도록 촉진하고 장려하는 것도 좋은 방법입니다. 프로젝트 매니저와 팀원들은 데일리 스탠드업 미팅은 현황 보고 회의가 아니라는 점을 반드시 알아두어야 할 것입니다. 스탠드업 미팅이 변질되지 않도록 프로젝트 매니저는 이 부분에 대해서 신경 써야 할 것입니다. 만약 스탠드업 미팅이 올바르게 잘 진행되는 경우 협업이 요구되는 상황에 즉각적으로 대응할 수 있고 프로젝트가 잘 진행될 수 있게 됩니다. 프로젝트 팀마다 상황과 환경이 모두 다르게 때문에 효과적으로 활용할 수 있는 시기와 방법을 적절하게 결정해야 합니다.
애자일 환경의 작업 공간 설명
애자일 팀은 긴밀한 협업을 위한 작업 공간이 필수적입니다. 애자일 팀은 협업 해야 하고 진행과 실행에 대해서는 민첩하고 빨라야 합니다. 따라서 진행에 대한 상황판을 만들고 데일리 스탠드업 미팅을 운영하면서 프로젝트가 원활하게 돌아가도록 하게 됩니다. 사무실은 일상적인 측면과 사적인 측면에 대한 균형이 유지되도록 하는 것이 중요합니다.
만약 지리적으로 분산 된 가상의 팀 형식으로 운영된다면 프로젝트 매니저는 의사소통에 보다 신경 써야 합니다. 어쩔 수 없이 분산 된 환경에서 프로젝트를 진행하고 있다면 정기적으로 가상 공간에 팀원들을 모아서 함께 협업하고 신뢰를 쌓아갈 수 있도록 해야 합니다. 협업을 위한 다양한 툴들이 있습니다. 프로젝트 매니저는 이러한 기술적인 툴 들을 적극적으로 활용하면 프로젝트 팀원들 간 더 원활한 의사소통이 가능해질 것입니다. 의사소통을 지원하는 협업 도구가 널리 사용되면서 이해관계자 간 소통을 위해서도 이러한 협업 도구에 많이 의존하게 됩니다. 다만, 너무 도구에 의존하는 것은 좋지 않습니다.
도구는 효율적입니다. 하지만 효율 이상은 아닙니다. 도구를 활용하는 소통은 빠르지만 공감과 합의를 위한 의사소통에는 적절하지 않을 수 있다는 것도 동시에 알아둘 필요가 있습니다. 바로 옆자리에 있는 팀원과는 온라인 보다는 오프라인으로 대화하는 것이 좋습니다. 바로 옆에 있는 팀원과 메신저로 소통한다면 제대로 된 의사소통 방식이 아닐 수 있습니다. 건강한 프로젝트는 조금은 시끄러워도 괜찮습니다.
이해관계자들의 참여 유도 의사소통
프로젝트를 진행할 때 이해 관계자들의 참여를 유도하는 의사소통을 하기 위해서 유의해야 할 사항들이 있습니다. 중요한 이해 관계자들 별로 소통 전략을 수립해야 합니다. 프로젝트 팀에서 대응하고 관리해야 할 이해 관계자들을 먼저 식별한 다음에 이해 관계자와 소통 전략을 수립해야 합니다. 소통 전략의 핵심은 어떤 정보를 언제. 어떻게 제공할 것인지에 대한 부분입니다. 중요한 이해 관계자일수록 상대방이 원하는 정보를 사전에 공유하고 조언을 받아야 합니다.
중요한 이해 관계자들에게는 착수 보고, 중간 보고, 종료 보고 전에 따로 찾아가서 미리 발표 내용을 설명하는 것도 하나의 좋은 방법입니다. 이해 관계자들과 사전에 협의하는 과정에서 새로운 요청이 발생할 수 있습니다. 이러한 요청들이 공식 회의에서 거론된다면 프로젝트 팀 입장에서도 부담스러울 수 있습니다. 따라서 중요한 이슈들에 대해서는 공식 회의 전에 별도로 파악해서 미리 대응하고 해결해 놓는 것이 공식 회의에서 불편한 상황을 만드는 것을 피할 수 있습니다. 사실 쟁점 사항들은 쉽게 해결되지 않는 특징이 있습니다. 이러한 쟁점 사항들은 별도 회의에서 논의되고 해결하는 것이 바람직합니다.
상충된 이해 관계자들 조정 방법
이해 관계자들 사이에서도 서로 상충되는 의견이 있을 수도 있습니다. 특정 이해 관계자들과 그룹이 일시적으로 양보하는 것처럼 보여도 프로젝트를 진행하는 도중에 다시 충돌할 수 있습니다. 사람들은 자신이 중요하다고 생각하는 사안에 대해서는 쉽게 양보하지 않는 심리적인 경향이 있습니다.
프로젝트 매니저는 이러한 쟁점이 되었던 사항들을 섬세하게 파악해서 상대방의 입장을 헤아리고 지속적인 관심을 가져야 할 것입니다. 프로젝트를 진행하는 과정에서 이해 관계자들이 프로젝트 매니저와 상반되는 주장을 하는 경우도 있을 수 있습니다. 사람들은 설득 당하는 것보다 설득하는 것을 더 좋아할 수 밖에 없습니다. 상대를 변화 시키려고 한다면 관계가 더 안 좋아질 수 있습니다. 정서가 공유되지 않는 상황에서는 아무것도 할 수 없는 경우도 있습니다. 합리적인 말로 상대방을 설득하는 것보다 상대방 입장에서 어떤 감정을 느끼고 있는지를 먼저 이해하고 공감하는 것이 중요합니다.
정서의 교감이 있다면 논리적인 설득은 더 쉬워질 수 있습니다. 정서의 교감 없이는 논리적인 설득이 어려울 수 있습니다. 프로젝트 매니저는 중요하다고 생각하는 핵심적인 메시지는 반복적으로 강조하는 것이 좋습니다. 핵심적인 메시지는 바꾸지 않더라도 반복적으로 언급하는 것이 유리합니다. 프로젝트 매니저(PM)는 상충된 의견을 가지고 있는 이해 관계자들을 조정하는 방법을 반드시 알아두어야 합니다.