프로젝트 상황에 따른 조정은 프로젝트의 상황을 고려해서 프로젝트에 적용할 방법론과 프로세스를 정의하는 활동을 의미합니다. 프로젝트에서는 상황을 고려한 조정의 필요성을 매우 중요하게 다룹니다. 특히 개발 방식과 생애 주기 관점에서는 프로젝트 상황을 고려하여 개발 방법론을 조정하는 것이 무엇보다도 중요합니다. 프로젝트 성공은 프로젝트의 고유한 상황에 맞게 가장 최적화되고 적절한 접근 방식을 결정하여 적용하는 것에 달려 있다고 봐도 과언이 아닙니다.
프로젝트 상황에 따른 조정 이해
프로젝트들은 모두 유일한 특징이 있습니다. 프로젝트에서는 프로젝트 팀원, 이해 관계자, 프로젝트 인도물, 적용 도구 등이 모두 다르고 완전하게 동일한 경우는 있을 수 없습니다. 프로젝트들은 상황이 모두 다를 수 밖에 없는 결국 서로 다른 프로세스를 적용해야 합니다. 프로세스를 정의할 때는 프로젝트 규모, 프로젝트 중요도, 프로젝트 팀원들의 역량, 이해 관계자들의 리스크 허용 수준 등이 있습니다. 프로젝트를 진행함에 있어서 프로젝트의 상황에 맞게 가장 적합한 방법으로 조정하는 것은 프로젝트를 성공시키기 위한 기반이 되게 됩니다. 프로젝트에서 상황에 적합하지 않은 방법론이나 프로세스를 적용하게 되면 프로젝트는 잘못된 방향으로 나아갈 수 밖에 없습니다.
프로젝트 비용이 초과될 수 있고 일정도 지연되면서 프로젝트 전체적으로 문제와 차질이 생길 수 있습니다. 프로젝트에서 조정은 프로젝트 접근 방식, 거버넌스, 프로세스를 현재의 상황이나 환경에 부합하도록 하고 프로젝트 특성에 맞게 적용해야 하는 것을 말합니다. 프로젝트 마다 상황이 서로 다르기 때문에 모든 프로젝트들은 어느 정도의 수준은 조금씩 다르지만 반드시 조정이 필요하게 됩니다. 프로젝트 팀은 프로젝트 관리 오피스(PMO, Project Management Office)와 함께 회사나 조직의 거버넌스를 고려해서 프로젝트에 적용할 프로세스, 개발 접근 방식, 개발 방법, 프로젝트 산출물들을 결정할 수 있는 것입니다. 프로젝트 산출물은 사실 어느 정도 표준화 되어 있고 유형화 되어 있지만 모든 프로젝트들이 모두 동일한 산출물을 만들 필요는 없습니다. 또한 애자일 방법론인지 워터폴 방식의 프로젝트인지에 따라서 프로젝트 산출물의 종류는 많이 달라질 수 있습니다.
상황에 맞는 조정의 중요성 설명
프로젝트를 진행할 때 회사와 조직에서는 프로젝트 관리 오피스(PMO)를 두고 회사에서 적용할 방법론과 표준 프로세스, 도구들을 정의하게 됩니다. 프로젝트 팀에서는 프로젝트 관리 오피스의 지원을 받아서 프로젝트를 진행할 수 있습니다. 프로젝트 방법론은 전문 분야의 종사자들이 사용하는 실무 사례와 기법, 그리고 절차나 체계를 의미합니다. 프로젝트에서 달성하고자 하는 성과를 만들어 내기 위해서 충분한 프로세스와 방법, 그리고 템플릿과 산출물을 활용하는 것이 바람직합니다. 프로젝트 산출물을 만드는 것은 불필요한 작업이 아니라 프로젝트를 원활하고 체계적으로 진행하기 위해서 필요한 중요한 문서들입니다.
각 프로젝트들은 유일하기 때문에 프로젝트 별 상황과 환경은 모두 다르다고 보고 상황을 이해하면서 프로젝트를 진행할 필요가 있습니다. 프로젝트 매니저와 프로젝트 팀은 실행 방법들에 대한 지침을 제공하는 프로세스, 거버넌스, 방법, 템플릿이라고 볼 수 있는 가장 효과적이고 적합한 방법론을 채택해야 하며 이후 프로젝트의 특성에 맞게 조정하는 작업과 과정이 필요합니다. 조정되지 않은 프로젝트는 오히려 프로젝트의 비용을 증가 시킬 수 있고 프로젝트의 일정을 지연 시키며 가치를 창출하지 못하는 프로젝트가 될 수 있습니다. 프로젝트 접근 방식은 프로젝트 특성과 환경에 맞게 조정되어야 하고 성과 수준을 향상 시키면서 성공 가능성을 높일 필요가 있습니다. 프로젝트에서 적절한 조정은 매우 중요하다고 할 수 있겠습니다.
프로젝트 조정의 긍정적 효과
프로젝트 조정은 혁신, 효율성, 생산성 향상 측면에서 긍정적인 성과를 창출할 수 있습니다. 프로젝트를 진행할 때 이번에 진행한 프로젝트가 회사에서 가장 훌륭한 모범적인 사례로 등극할 수도 있는 것입니다. 그리고 프로젝트를 진행하고 나서 도출된 교훈을 바탕으로 다른 프로젝트에 도움을 줄 수 있습니다. 프로젝트에서 활용한 방법들과 실무 사례들은 다른 프로젝트 팀에서 효과적으로 사용할 수 있는 참고 자료나 기반이 되기도 합니다. 장기적인 관점에서 보면 회사의 적응성 향상의 관점에서도 중요할 수 있습니다.
프로젝트 팀에 적용할 수 있는 방법론을 선정하려고 한다면 고려해야 할 요인들로는 프로젝트의 개발 규모, 프로젝트의 중요성, 회사 내 프로젝트에 대한 경험과 성숙도가 있습니다. 만약 프로젝트의 개발 규모가 크고 거대하며 진행하고자 하는 프로젝트가 비즈니스 관점이나 회사 관점에서 매우 중요하다면 계획 기반의 통제를 강조한 프로세스가 적합합니다. 프로젝트를 진행할 때는 완벽함 보다는 적정 수준의 완성도를 추구하는 것이 좋습니다. 완벽한 조정을 추구하는 것은 오히려 바람직하지 않습니다.
또한 조정은 한번으로 끝나는 것이 아니라 프로젝트 전반에 걸쳐서 반복해서 진행되어야 합니다. 반복해서 보완을 진행한다고 해서 좋지 않은 것이 아닙니다. 적당한 수준의 조정은 오히려 좋은 현상입니다. 다만, 적정한 수준이 아닌 그 이상의 과도한 조정은 프로젝트 완성도 측면에서 좋지 않을 수 있습니다. 적당하게 잘 진행된 조정은 프로젝트의 성공 가능성을 크게 향상 시킬 수 있고 프로젝트 진행의 효율성을 높일 수 있게 됩니다.
프로젝트 조정 대상에 대한 이해
프로젝트 조정 대상은 프로젝트 생애 주기와 개발 방식입니다. 프로젝트 개발의 생애 주기, 인도 방법, 개발 방식은 프로젝트 계획을 수립할 때 핵심적인 요소가 됩니다. 프로세스 관점에서 생애 주기와 개발 방식이 상위 수준의 개발 전략에 해당한다면, 프로세스는 프로젝트 팀원이 수행하게 될 상세한 작업에 해당하게 됩니다. 일반적으로 회사에서 제공하는 프로젝트 수행 프로세스를 프로젝트 상황에 맞게 조정할 수 있습니다. 프로젝트 조정에서는 추가, 수정, 제거, 혼합의 방식이 있습니다. 기존 프로세스에 없는 내용을 추가하거나 기존 프로세스 내용을 상황에 맞게 변경하거나 기존 프로젝트 프로세스 내용을 삭제하는 방식이 있는 것입니다. 또한 서로 다른 프로세스를 혼합하는 방식이 있습니다.
대표적인 예가 애자일의 회고 기법을 워터폴 프로젝트에서 교훈을 도출하는 프로세스와 접목 시켜 활용하는 것입니다. 프로젝트 조정 대상 중에는 참여에 대한 부분도 있습니다. 프로젝트에 참여하는 사람들의 역할, 권한, 통합에 대한 내용들을 통해서 프로젝트의 상황에 맞게 조직을 재 설계할 수 있습니다. 프로젝트에 적용할 개발 도구와 협업 도구의 경우 프로젝트 매니저는 팀원들과 협의하여 선정해야 합니다. 개발 도구나 협업 도구는 팀원들이 익숙한 도구를 사용하는 것이 바람직하다고 할 수 있겠습니다. 프로젝트 방법과 템플릿의 경우도 조정 대상에 해당합니다. 프로젝트 방법의 경우 프로젝트에 적용하는 기법을 의미합니다.
회사에서 제공하는 기법이나 템플릿은 프로젝트 팀 내에서 협의하여 조정할 수 있습니다. 프로젝트 조정을 진행할 때는 개발 방식을 먼저 선택하고 선택한 개발 방식을 회사에 맞게 조정을 진행하며 다시 프로젝트에 맞게 진행한 후 이를 지속적으로 조정하고 개선하는 프로세스로 진행됩니다. 프로젝트를 진행할 때 프로젝트의 초기 개발 방식을 선택하는 것은 매우 중요합니다. 상황에 맞는 조정은 프로젝트의 가장 중요한 과정이라고 볼 수 있겠습니다.
시스템 상호작용에 대한 인식과 평가 이해
시스템 상호작용에 대해서 인식하고 평가하는 것은 프로젝트를 진행할 때 가장 중요한 사항 중 하나 입니다. 회사들은 저마다 시스템과 디지털 플랫폼을 구축해서 사용하고 있습니다. 시스템은 대고객 용 시스템과 플랫폼이 될 수도 있고 내부 직원들이 사용하는 시스템과 플랫폼이 될 수 있습니다. 시스템은 공동의 목표를 달성하기 위해서 서로 상호 작용하고 서로 상호 의존적인 구성 요소들의 집합으로 구성되어 있습니다.
프로젝트와 프로젝트를 포함하는 환경도 시스템 관점에서 파악될 수 있습니다. 만약 디지털 플랫폼을 구축하는 프로젝트를 진행하는 것이라고 한다면 시스템은 디지털 플랫폼을 사용하는 다양한 수요자와 공급자 모두가 사용하는 환경이 될 수 있습니다. 시스템의 구성 요소는 다양한 요소들로 구성 될 수 있습니다. 또한 프로젝트를 진행할 때 프로젝트의 내부 구성 요소들도 시스템 관점에서 접근하고 바라 볼 수 있습니다. 프로젝트에서는 시스템적 사고가 매우 중요합니다.
시스템 상호작용에 대한 인식의 이해
회사에서는 시스템을 구축해서 사용합니다. 회사에서 사용하는 시스템들은 매우 다양합니다. 그 중에서 기업의 정보 시스템이 가장 대표적입니다. 기업에서는 영업 지원 시스템, 구매 시스템, 생산 시스템, 인사 관리 시스템, 재무 시스템, 마케팅 캠페인 시스템, 기업 홈페이지, 전자상거래 웹사이트, 앱 애플리케이션 등 다양한 시스템과 디지털 플랫폼들을 보유하고 운영할 수 있습니다. 시스템은 다양한 특징들을 가지고 있습니다. 그 중 대표적으로 시스템은 계층을 가지고 있는 특징이 있습니다.
특정 기업의 정보 시스템은 여러 개의 하위 시스템들로 구성됩니다. 기업의 정보 시스템은 기업 경영을 위해 필요한 시스템 중 하나 입니다. 기업에서는 구매 시스템과 물류 시스템, 재고 관리 시스템과 플랫폼 등이 있습니다. 시스템은 서로 상호 작용을 하게 됩니다. 특정 시스템의 결과를 다른 시스템이 활용할 수도 있고 특정 시스템이 다른 시스템의 진행에 영향을 줄 수 있습니다. 플랫폼을 구성하는 기반 시스템은 서로 유기적으로 역할이 정해져서 존재 가치가 있게 됩니다. 시스템은 유기적으로 연결되어 있는 구조인 것입니다. 시스템은 다른 시스템과 연결되어 있지 않을 수 없습니다. 모든 시스템들은 인터페이스가 없는 폐쇄적인 구조를 가지고 있는 경우는 거의 없습니다. 회사 내 시스템들은 서로 연결되어 있고 인터페이스를 통해 데이터를 주고 받는 구조입니다.
시스템 간 연계 구조에 대한 이해
플랫폼을 구성하는 시스템들 대부분은 서로 연결되어 있고 API(Application Programming Interface)와 같은 어플리케이션 간 프로그램 연결 구조로 데이터를 주고 받을 수 있는 인터페이스 구조로 구성됩니다. 그리고 그 외 다양한 인터페이스 방식들이 존재합니다. 기업에서는 대부분의 연계되어 있는 구조를 보면 기업의 플랫폼 환경에서 다른 한 쪽의 시스템이나 프로그램 변경은 다른 한 쪽의 시스템이나 프로그램 변경을 발생 시킬 수 있습니다. 한쪽의 변화는 다른 쪽의 변화를 불러 일으키거나 영향을 줄 수 있는 구조인 것입니다. 이러한 상호 작용은 역동성이나 불확실성을 증가 시킵니다. 회사 안에서 특정 시스템이 다른 시스템과 연결되어 상호 작용을 하는 것처럼 회사 밖에서 특정 기업의 시스템이 다른 외부 기업의 시스템과도 연결되어 상호 작용할 수도 있습니다.
회사와 회사 간 연결을 통해 데이터를 주고 받을 경우는 보안적인 측면이나 인프라 측면에서 많은 검토와 개발이 진행되어야 합니다. 기업이 속한 프로젝트는 기업의 외부와도 상호 작용할 수 있습니다. 프로젝트를 통해 기업의 외부에 있는 다른 시스템과 상호작용을 하면서 데이터를 주고 받을 수는 구조를 구축 할 수 있습니다. 대표적인 예로 본인 인증을 위해서 회사에서 구축해서 사용하고 있는 플랫폼에서 외부의 다른 플랫폼으로 데이터를 보내서 결과 값을 받아서 사용하는 경우입니다. 본인 인증 서비스 이외에도 전자 서명이나 결제를 위해서 외부와 정보를 교환하기 위해 연계될 수 있습니다. 기업에서 전문적으로 제공할 수 없는 서비스 영역은 주로 외부에서 제공하는 플랫폼과 연계하여 제공하는 구조는 매우 흔한 구조로 볼 수 있습니다. 마이데이터를 활용하는 플랫폼의 경우 고객이 동의할 경우 외부의 데이터를 수집해서 고객이 보고 있는 화면에 데이터와 정보를 보여주게 됩니다.
시스템 상호작용에 대한 평가와 설명
시스템적 사고는 프로젝트 내부와 외부 시스템의 상호 작용에 대한 종합적인 관점을 고려하는 것입니다. 프로젝트 내부와 주변의 동적 사항을 인식하고 평가하고 대응해야 합니다. 시스템은 통합되어 작동되는 구조이며 서로 상호 작용하고 서로 의존적인 구성 요소의 집합으로 계속 변하는 구조입니다. 프로젝트 매니저는 이러한 시스템적 사고를 바탕으로 프로젝트를 진행해야 합니다. 프로젝트는 다른 대규모 시스템을 구축하는 더 큰 프로젝트 안에서 진행 되기도 합니다. 또한 인도물의 경우 편익을 실현하기 위해서 더 큰 시스템의 일부가 되기도 합니다. 이러한 상호 연결된 구조를 시스템의 시스템이라고 부릅니다. 프로젝트 팀에서는 내부 관점과 외부 관점을 조화롭고 균형 있게 조정하면서 업무를 진행해야 합니다.
프로젝트에서는 구축하고자 하는 플랫폼이나 시스템에서 각 부분이 서로 다른 플랫폼과 시스템 간에 어떻게 연결되고 상호작용을 해야 하는지 통합적으로 분석하는 시스템적 사고가 반드시 필요합니다. 특히 프로젝트 매니저는 이러한 시스템적 사고가 중요한 자질로 요구됩니다. 시스템적 사고의 핵심은 부문 최적화라기 보다 전체 최적화입니다. 프로젝트 매니저는 통합적으로 생각해야 합니다. 프로젝트에서 통합의 범위는 서로 다를 수 있습니다. 통합적 관점은 특정 시스템 영역의 이익 보다 전체 이익을 고려하는 것이 핵심 포인트입니다. 그리고 프로젝트가 끝난 이후에 대해서도 고려해야 합니다. 모든 프로젝트는 프로젝트가 끝난 이후에 운영 단계로 넘어가게 되고 프로젝트가 무사히 잘 종료가 되어도 운영에서 실패하게 되면 프로젝트의 가치 창출은 실패하는 것입니다. 운영을 반드시 고려하면서 프로젝트를 진행해야 합니다.
시스템적 사고와 운영의 중요성
총체적 접근법은 중요합니다. 회사에서 운영하는 플랫폼과 시스템은 계속 변합니다. 플랫폼과 시스템은 기본적으로 역동적이라고 볼 수 있습니다. 그래서 시스템의 동적인 사항을 인식하고 평가하고 대응해야 합니다. 시스템은 동적으로 변하는 특징이 있기 때문에 지속적인 모니터링이 중요합니다. 프로젝트를 진행하면서도 내부나 외부의 영향에 따라 지속적인 변경이 발생할 수 있습니다. 이러한 변경에 대해서는 범위와 일정, 그리고 비용과 성과 측면에서 영향을 주게 됩니다. 프로젝트 팀은 시스템적 사고를 통해서 다양한 변경에 대한 영향력 검토를 진행해야 합니다.
시스템 상호 작용을 고려해서 변경을 파악하기 위한 기술이 필요합니다. 비즈니스 영역에 대한 이해과 공감이 필요하며 시스템 상호 작용과 방식을 이해하고 파악하고 응용할 수 있어야 합니다. 특정 영역 보다는 전체에 중점을 둔 비판적 사고를 가지고 프로젝트를 진행해야 합니다. 프로젝트는 대부분 SI(Systems Integration) 구축 업체와 협업을 통해서 구축하는 경우가 많습니다.
시스템의 상호작용에 대해서 인식하고 평가하고 대응을 하기 위해서는 긍정적인 성과 도출이 가능해야 합니다. 기업과 조직, 그리고 고객의 목표와 비전에 맞춰서 프로젝트 목표를 조정하고 맞춰야 할 것입니다. 프로젝트 매니저나 프로젝트 팀에서는 프로젝트 전반에 걸쳐서 프로젝트 상황에 맞게 계획을 조정할 수 있는 능력도 필요합니다. 프로젝트 계획과 진행 상황, 그리고 예상 결과와 관련해서 해당 정보를 이해 관계자들에게는 명확하게 전달해야 합니다. 또한 변화하는 요구에 맞춰서 프로젝트 인도물들을 조정해야 합니다. 프로젝트 팀원들은 보다 포괄적인 관점에서 정보에 기반한 프로젝트 불확실성과 리스크를 식별해야 합니다.
시스템적 사고의 효과에 대한 설명
시스템적 사고를 가지고 시스템 간의 상호 작용을 분석하고 대응하면 다양한 긍정적인 효과를 기대할 수 있습니다. 프로젝트에 영향을 주는 불확실성과 리스크, 그리고 대응 방안의 조기 식별이 가능해집니다. 외부 상황에 맞게 프로젝트 계획을 조정할 수 있을 것입니다. 시스템적 사고를 통해 프로젝트 계획과 실행을 위한 중요한 정보나 통찰력을 제공할 수 있습니다. 프로젝트 이해 관계자들에게는 계획과 진행 상황, 그리고 전망에 대해서 명확하게 전달할 수 있게 됩니다.
프로젝트에서는 시스템적 사고를 통해 프로젝트 목표와 목적을 회사의 목표와 목적, 그리고 비전에 연계하여 진행할 수 있게 됩니다. 또한 프로젝트 매니저와 프로젝트 팀은 프로젝트에서 최종 사용자와 프로젝트를 강력하게 지원하는 스폰서, 그리고 기타 프로젝트 이해 관계자들의 변화하는 요구 사항들에 대해서 적기에 대응할 수 있게 됩니다. 그리고 영향도를 파악하여 요구 사항들에 대한 대응 방안을 제시할 수 있게 됩니다. 여러 프로젝트들이 동시에 진행될 때는 프로젝트 간 서로 연결될 수 있습니다. 그리고 상호 연계된 프로젝트 들 간의 시너지 효과를 만들어 낼 수 있습니다. 시스템적 사고는 다른 프로젝트들에 의해 제기된 위협을 줄이거나 기회를 활용할 수 있습니다. 또한 전체 최적화를 측정할 수 있는 평가 기준을 정의할 수 있습니다. 시스템 사고의 원칙과 관련된 성과 영역에 대해서도 알아둘 필요가 있습니다.
이해관계자 성과 영역에 대한 설명
이해관계자 성과 영역은 이해 관계자들의 이해관계를 통합적으로 분석하는 것입니다. 기획 성과 영역은 시스템적 사고로 프로젝트 환경을 분석하여 프로젝트 계획을 수립하게 됩니다. 측정 성과 영역은 프로젝트 상황을 종합적으로 분석할 수 있는 지표를 정의하고 측정합니다. 불확실성 성과 영역은 시스템적 사고에 기반하여 리스크를 식별하고 대응합니다. 프로젝트 매니저와 프로젝트 팀에서 시스템적 사고를 바탕으로 프로젝트를 진행한다면 플랫폼을 구축함에 있어서 더 좋은 구조의 시스템 구조로 구성하여 효과적이고 가치 있는 시스템을 만들어 낼 수 있게 됩니다.
사용자와 비즈니스 관점에서는 시스템을 사용함에 있어서 오류나 문제가 발생하지 않고 사용할 수 있는 것이 매우 중요합니다. 기업에서 튼튼하고 안정적인 시스템으로 만들어서 사용할 수 있도록 하는 것은 매우 중요한 사항이라고 볼 수 있습니다. 시스템적 사고 원칙은 결국 프로젝트는 시스템의 구성 요소로 볼 수 있는 것이며 시스템은 계층적 구조를 가지고 기업의 외부 환경도 시스템적 구성 요소가 될 수 있다는 것입니다. 그리고 시스템은 서로 상호작용을 하는 것입니다. 통합과 운영 단계까지 고려하는 시스템적 사고가 필요합니다. 그리고 시스템 변경 사항에 대해서는 지속적으로 모니터링 해야 합니다. 이질적인 문화가 있을 경우 이를 통합해야 할 것입니다. 시스템적 사고와 대응의 효과는 리스크를 조기에 대응 할 수 있게 되고 프로젝트 계획을 조정할 수 있게 되며 프로젝트 기회를 포착할 수 있게 됩니다. 프로젝트 상황에 대한 통찰력을 향상 시킬 수 있는 것입니다.