프로젝트 상황에 따른 올바른 대응 방법에 대해서 알아보겠습니다. 프로젝트 가이드에서 안내하고 있는 프로젝트의 다양한 상황에 따른 올바른 대응 방법에 대해서 알아보도록 하겠습니다. 프로젝트 매니저는 프로젝트 가이드에 따라서 프로젝트 진행 도중 특정한 상황이 되었을 때 가장 합리적이고 가장 최선의 올바른 방향으로 대처를 할 수 있어야 합니다.
프로젝트 매니저는 프로젝트 가이드에 따라서 움직이는 것이 좋습니다. 프로젝트 매니저의 개인적인 생각에 의해서 판단하고 결정하기 보다 기준과 절차에 따라 진행하는 것이 올바릅니다. 프로젝트는 모두 다르고 각각의 프로젝트들은 유일하기 때문에 프로젝트 매니저는 다양한 상황에 직면할 수 있습니다. 프로젝트 매니저는 다양한 상황이 발생하여도 각각의 상황에 따라 프로젝트 가이드에 맞춰서 올바른 대응을 해야 합니다. 그럼 이어서 프로젝트 가이드의 다양한 상황에 따른 대응 방법에 대해서 설명해드리겠습니다.
프로젝트 상황별 대응 방법 설명
프로젝트를 통해 신규 시스템을 구축하는 경우가 많습니다. 디지털 전환의 시대가 되면서 많은 회사들은 회사의 새로운 가치를 창출하고 새로운 비즈니스에 대응할 수 있는 시스템 구축 프로젝트를 적극적으로 지원하고 진행하게 되었습니다. 이에 따라 프로젝트를 총괄하고 진행하는 프로젝트 매니저의 역할이 더 커졌습니다. 프로젝트 매니저는 프로젝트 가이드에 따라서 상황별로 가장 적합한 대응 방법을 적용하는 것이 좋습니다.
시스템을 구축하는 프로젝트를 진행할 경우 일반적으로 회사에서는 내부 개발 인력을 사용하기 보다 시스템 구축 만을 전문으로 하는 시스템 개발 업체와 계약을 체결하고 프로젝트를 맡기고 진행하게 됩니다. 이 경우 프로젝트를 발주하는 회사 입장에서는 프로젝트 발주사와 고객사가 되고 프로젝트를 수주 받은 개발 업체는 수주사와 수행사의 역할이 됩니다. 고객사에서도 프로젝트 매니저가 있고 수행사에서도 프로젝트 매니저를 배정하게 됩니다.
만약 수행사가 시스템을 구축하기 위한 프로젝트를 진행하는 과정에서 분석 설계 단계를 지나 개발하는 과정에서 개발 막바지에 약속한 기능의 일부만 개발을 완료할 수 있다고 할 수 있습니다. 이러한 경우 프로젝트 매니저는 수행사와 프로젝트 팀과 소통하고 해당 이슈를 해결하기 위해서 다양한 방법과 가능성을 모색해야 합니다. 발주사의 프로젝트 매니저는 수행사에서 이야기하는 대로 진행하면 안됩니다. 발주사의 프로젝트 매니저는 프로젝트를 진행하는 과정에서 발생하는 여러 가지 이슈들과 문제들에 직면하였을 때 다양한 가능성과 문제 해결 방법들을 모색해야 할 것입니다.
프로젝트 상황에 따른 올바른 선택
프로젝트를 진행하다 보면 프로젝트 진행 도중 정부의 정책이 변경되거나 법이 새로 제정되거나 규정들이 변경하는 상황들이 발생할 수 있습니다. 프로젝트 매니저는 이러한 상황이 발생하면 프로젝트 팀과 함께 새로운 규정에 대해서 공부하고 대응하기 위한 방법을 모색해야 하며 프로젝트 변수에 어떠한 영향이 있는지를 가장 먼저 평가해야 합니다. 프로젝트를 진행하는 과정에서 프로젝트를 발주한 고객사에서 투입한 인력들에 대해서 모든 인력을 연말까지 휴가를 보내야 한다고 통보하는 경우도 있습니다. 회사에서는 휴가와 연차 제도가 있으며 중요한 프로젝트에 참여하는 직원들일지라도 회사의 내규와 법에 의해 강제적으로 휴가를 사용하도록 되어 있습니다.
하지만 프로젝트에서는 프로젝트 팀 직원들이 프로젝트 업무로 바쁘다 보니 휴가를 제 때 가지 못한 직원들이 많습니다. 이러한 경우 회사에서는 강제적으로 연말까지 휴가를 가도록 하게 됩니다. 이러한 경우 프로젝트 관리자 입장에서는 난감한 상황이 될 수 있습니다. 이 때 프로젝트 매니저는 프로젝트 일정에 최소한의 영향을 줄 수 있도록 프로젝트 팀원들의 휴가 일정에 대해서 다시 해당 직원을 지원한 부서장과 논의를 해야 하고 프로젝트 팀원들과 합의하는 과정을 거쳐야 합니다.
더 나아가 프로젝트를 진행하면서 프로젝트 매니저는 이러한 상황이 발생하지 않도록 직원들이 휴가를 제 때 갈 수 있도록 지원해야 하는 역할도 가지고 있습니다. 프로젝트를 진행할 때 역량이 뛰어난 전문 인력이 투입되어 프로젝트의 특정 영역에 대해서 작업을 진행하는 경우도 있습니다. 프로젝트 관리자는 이러한 전문 인력이 성공할 수 있도록 프로젝트 팀원들과 협력하여 목표를 정하고 해당 전문 인력이 목표를 중심으로 참여할 수 있도록 지원해야 합니다.
프로젝트 관리자는 아무리 역량이 뛰어난 전문 인력이 들어 왔다고 하더라도 권한을 적절하게 위임하는 것이 좋습니다. 그리고 프로젝트를 성공 시키기 위해서는 프로젝트 팀원들과 함께 힘을 합쳐서 진행해야 합니다. 중간에 특정 목표를 달성하기 위해서 투입되는 외부 인력은 프로젝트 전체 성공 보다는 자신이 맡은 업무에 대해서 수행하는 것에만 집중하기 때문에 다른 이해 관계를 가지고 있을 수 있습니다. 프로젝트 매니저는 이 점을 반드시 착안하고 고려해서 프로젝트를 진행해야 할 것입니다.
상황별 프로젝트 매니저의 대처 방향
프로젝트 매니저는 회사에서 진행하는 여러 프로젝트 중 하나를 맡는 경우가 일반적입니다. 하지만 매트릭스 조직에서 여러 프로젝트를 관리하고 있는 경우도 있습니다. 프로젝트 매니저가 만약 두 개의 개발 프로젝트를 동시에 맡아서 진행하고 있는데 테스트 단계가 되어 테스터를 지원 받기 위해서 관련되어 있는 현업 부서장과 미팅 일정을 잡을 수 있습니다. 하지만 현업 부서장이 회의를 참석하지 못하고 테스터를 지원할 수 없는 상황이라고 답변할 수 있습니다. 이러한 경우 프로젝트 매니저는 대안을 찾아야 할 것입니다. 프로젝트 매니저는 가장 먼저 필요한 테스트 인력을 지원 받기 위한 방법을 협의하고 결정하기 위해서 프로젝트 팀과 의논해야 합니다.
가장 좋은 방법은 해당 현업 부서장이 테스트 인력을 지원해주는 것이지만 그렇지 못하다면 외부 테스트 전문 업체를 선정하여 진행하는 것도 하나의 방법이 될 수 있습니다. 일반적으로 시스템이 오픈 하면 해당 시스템을 사용하게 될 부서와 담당자들이 직접적인 이해 관계와 연관성이 있기 때문에 실제 사용하게 될 현업 부서에서 적극적으로 테스트 인력에 대한 지원을 받습니다. 시스템을 오픈 하였는데 오류가 많으면 해당 시스템을 사용하는 현업 부서가 직접적인 타격을 받게 될 것이기 때문입니다. 이러한 상황도 프로젝트 매니저는 이해하고 전략적으로 접근할 수 있습니다.
프로젝트 계획 단계에서 규정을 준수해야 하는 새로운 내규나 전략 방향이 수립될 수 있습니다. 그런데 프로젝트를 진행하는 도중에 기존 프로젝트 매니저가 떠나고 새로운 프로젝트 매니저가 투입되는 경우도 발생합니다. 이 때 새로운 프로젝트 매니저는 규정을 준수하기 위해서 규정 준수 전력과 버전 이력을 가장 먼저 검토해야 합니다. 새로 투입된 프로젝트 매니저는 중간에 투입되는 만큼 빠르게 상황을 이해하고 기존 히스토리를 빠르게 파악하고 프로젝트 상황에 적응해야 합니다. 프로젝트를 진행하다 보면 프로젝트 인력이 변동 되는 상황이 자주 발생합니다.
특히 주요 팀원들이 프로젝트 팀을 떠나는 상황이 발생하는 경우도 많습니다. 해당 직원들이 다른 회사로 이직 하는 경우도 있고, 회사의 조직 변경으로 인해서 다른 부서로 이동 되는 경우도 발생하기 때문입니다. 이러한 경우 나머지 팀원들이 이를 담당하거나 새로 투입되는 인력이 인수 인계를 받고 진행할 수 있습니다. 그런데 주요 팀원들이 떠난 공백을 빠른 시간 안에 메꾸지 못하는 경우도 있습니다. 그리고 이에 따라 프로젝트 일정이 지연될 수 있습니다. 이러한 상황이 발생하는 경우 프로젝트 매니저는 이슈를 검토하고 현실적인 일정을 제시하기 위해서 프로젝트 계획을 조정하는 것을 검토할 수 있습니다.
프로젝트 매니저의 올바른 대응 전략
프로젝트 진행 도중 프로젝트에서 제공하는 비즈니스 관점에서의 가치가 감소될 것으로 예상하는 상황이 발생할 수 있습니다. 비즈니스 가치가 감소하게 되는 이유는 시장의 상황이 계속 변화할 수 있기 때문입니다. 이러한 상황에서 프로젝트 매니저는 비즈니스 가치가 낮아 더 이상 프로젝트를 진행하는 것이 의미가 없다고 판단할 수 있습니다. 이러한 경우 프로젝트 매니저는 반드시 스폰서와 논의해야 합니다. 프로젝트 매니저는 스폰서와 논의하여 프로젝트 비즈니스 가치를 재평가할 것을 제안해야 합니다. 그리고 나서 실제 프로젝트 비즈니스 가치가 낮게 평가될 경우 프로젝트를 취소하는 의사 결정을 할 수 있는 것입니다.
프로젝트를 취소할 수 있는 권한은 프로젝트 관리자에게는 없고 스폰서에게 있습니다. 프로젝트 매니저는 매트릭스 조직 형태로 프로젝트를 운영할 수 있습니다. 수행사의 프로젝트 관리자는 프로젝트 종료 단계에서 고객사로부터 추가적인 요청 사항을 받게 되는 경우가 많습니다. 이러한 추가적인 요청 사항이 작다면 문제가 없지만 범위가 큰 경우는 문제가 될 수 있습니다. 이러한 경우 프로젝트 매니저는 무작정 해당 요구 사항을 거절하거나 거부하기 보다는 적절한 해결 방법을 모색해야 합니다.
프로젝트 관리자는 한편으로는 무조건적으로 추가 요구사항을 받아들여서는 안됩니다. 프로젝트 관리자는 변경 요청 사항에 대해서 공식적인 변경 통제 프로세스를 활성화 시키고 추가 요구 사항에 대해서는 추가 계약을 통해 공식적으로 연장할 수 있습니다. 회사에서 여러 개의 프로젝트를 다양하게 진행한 경험이 있을 때 과거 프로젝트를 교훈 삼아 진행하는 것을 희망하는 경우가 있습니다.
이 경우 프로젝트 비용과 기간에 대해서도 이전의 프로젝트와 동일하게 진행하길 희망하는 접근 방식도 당연할 것입니다. 하지만 실제 프로젝트를 계획하고 준비하다 보면 과거의 프로젝트 비용 보다 현재 프로젝트를 진행하였을 때 더 많은 비용이 필요한 경우가 많습니다. 기본적으로 프로젝트에 투입되는 개발 인력의 단가가 과거 보다 높아지기 때문입니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트와 관련된 적용 가능한 예산을 입력하고 확인해야 합니다. 프로젝트 관리자는 예산과 비용에 대해서는 투명하고 합리적이어야 합니다.