프로젝트 물리적 자원과 조달 방법에 대해서 이해하는 것은 프로젝트의 기획 변수를 이해하는 것과 연관되어 있습니다. 프로젝트를 진행하게 되면 자재, 장비, 소프트웨어와 같은 물리적 자원들에 대해서 조달하고 프로젝트에서 사용할 수 있도록 해야 합니다. 물리적 자원에 대한 기획은 산정 작업을 수반하게 되고 이에 대한 조달 활동들을 계획해야 합니다.
물리적 자원에 대한 계획을 수립할 때 주문, 인도, 활용, 그리고 추적에 대해서도 전략적인 접근이 필요합니다. 프로젝트를 진행하기 위한 자원은 인적 자원 뿐만 아니라 물리적 자원들도 필요한 것입니다. 물리적 자원 관리의 경우, 자원의 산정, 자원의 조달, 자원의 테스트, 자원의 설치에 대한 부분들도 포함됩니다. 프로젝트에서는 물리적 자원과 조달 방법에 대해서도 고려해야 합니다. 그럼 물리적 자원과 조달 방법에 대해서 좀 더 자세히 알아 보도록 하겠습니다.
프로젝트 물리적 자원과 조달 방법 개요
프로젝트를 진행할 때 프로젝트 상위 수준의 구축 범위가 파악되면 프로젝트에서 필요로 하는 물리적 자원과 조달 방법에 대해서 구체적으로 알아보게 됩니다. 물리적 자원과 조달에 대해서 자체적으로 제작할 것인지 아니면 구매를 할 것인지에 대한 선택 안들을 가지고 비교 분석해야 합니다. 이는 프로젝트 자원에 대한 제작과 구매 분석을 통해 조달 계획을 수립하는 것입니다. 조달 관리 계획서는 조달 프로세스와 방법, 그리고 조달 일정에 대해서 기재되어 있습니다. 조달 관리 계획서를 조달 활동 시간표라고도 부릅니다.
작업 기술서(SOW, Statement of Work)는 제품 유형과 구체적인 기술 사양, 그리고 수량에 대해서 언급되어 있습니다. 제안 요청서(RFP, Request for Proposal)은 입찰 문서라고 합니다. 물리적 자원과 조달에 대해서는 협약과 계약이 필요합니다. 프로젝트에서 협약은 계약과 기타 정의되어진 합의된 형태를 취하게 됩니다. 계약은 구매자와 판매자 상호 간에 의무와 대가, 그리고 법률 관계를 명시한 구속력 있는 협약입니다. 프로젝트를 진행하면 회사는 발주사 입장에 되어 프로젝트를 수행할 업체를 선정해서 진행하게 되는데 이 때 수행사와 계약을 체결하고 진행하게 됩니다.
계약 체결을 위해서는 회사에서 정해 놓은 회사의 사규가 있으며 회사의 구매 프로세스와 입찰 프로세스에 따라서 업체를 선정하고 계약 체결을 진행하게 됩니다. 계약 유형은 다양합니다. 계약 유형에는 하위에 개별 계약 유형도 존재합니다. 어떤 계약 유형을 선택할지에 따라서 구매자와 판매자 사이에 리스크가 바뀌게 됩니다. 실제로 한 가지 계약 유형을 선택하기 보다 여러 가지 다양한 유형의 계약 형태들을 혼용해서 사용하는 경우가 많습니다.
물리적 자원과 조달 방법의 계약 유형
물리적 자원과 조달 방법 중 계약 영역에서는 다양한 계약 유형들이 존재합니다. 고정가 계약은 제품과 서비스에 대해서 설정된 고정가 총액으로 계약하는 방식입니다. 고정가 계약은 요구 사항이 잘 정의되어 있고, 중대한 범위의 변경이 예상되지 않을 경우 활용되기 좋습니다. 우리나라에서는 진행되는 대부분의 프로젝트들은 고정가 계약 방식을 사용합니다. 원가 정산 계약은 완료한 작업에 발생되는 실제 원가와 판매자 수익에 해당하는 금액과 수수료를 지불하는 방식입니다.
요구 사항에 대한 범위를 정확하게 정의할 수 없기 때문에 상당한 변경이 예상되는 모험적인 프로젝트에 적용하기 좋습니다. 확정 고정가, 성과급 가산 고정가, 가격 조정 조건부 고정가는 모두 고정가 기반의 계약 유형입니다. 보상금 가산 원가, 성과급 가산 원가, 고정 수수료 가산 원가는 모두 원가 정산 기반의 계약 유형들입니다. 확정 고정가는 계약 금액이 착수 단계에서 지정되는 일반적인 계약 유형입니다. 확정 고정가는 대부분의 구매자가 선호하는 방식입니다.
확정 고정가는 작업 범위가 변경되는 경우에만 계약 금액이 변동 될 수 있습니다. 성과급 가산 고정가는 구매자가 계약에 명시된 고정 금액을 지불하고 판매자가 합의된 성과 기준을 달성한 경우 인센티브를 추가 지급합니다. 납기 단축이나 품질이 우수할 경우가 성과 기준을 달성하는 경우입니다. 성과급 가산 고정가 방식은 프로젝트 일정, 프로젝트 원가, 프로젝트 품질을 목표 수준에 도달할 수 있도록 수행사에게 동기 부여를 하기 위한 용도로 사용할 수 있습니다.
다양한 계약 유형 방식에 대한 설명
가격 조정 조건부 고정가 방식은 인플레이션 변동이나 원자재 가격의 변동에 따라서 계약 금액을 조정하는 계약 방식입니다. 가격 조정 조건부 고정가는 프로젝트 외부 환경의 변화를 감안하는 조항입니다. 수행 기간이 몇 년 이상 지속되는 장기간의 프로젝트나 다른 통화로 지불하는 경우에 바람직합니다. 보상금 가산 원가는 판매자가 사용한 원가는 지불하지만 계약서에 명시된 수수료는 구매자의 주관적 판단에 따라 주어지는 계약 방식입니다. 구매자가 판매자를 보다 강력하게 통제하기 위한 장치입니다.
성과급 가산 원가는 원가 정산 계약이지만 성과 목표를 달성 조건으로 성과급을 지급하는 계약 방식입니다. 성과급 가산 원가는 성과급 가산 고정가 방식과 유사하지만 지급 금액 한도에 대한 가격 상한선이 지정되어 있지 않은 것입니다. 따라서 성과를 달성할 수 있는 자신이 있는 수행사 입장에서는 매우 유리한 조건이 됩니다. 고정 수수료 가산 원가는 판매자 성과와 상관 없이 고정된 수수료를 지급하는 계약 방식입니다. 프로젝트의 범위가 변경되지 않으면 수수료 금액은 일정합니다.
프로젝트 계약 유형을 보면 인재를 채용할 때 협상하는 조건과 비슷하다는 것을 알 수 있습니다. 회사 입장에서 인재를 채용할 때 인재를 통해서 회사의 성과에 기여하는 것을 유도하기 위해서 다양한 계약 방식을 사용하는 것처럼 프로젝트의 경우도 수행사와 계약을 통해서 프로젝트에서 원하는 성과를 만들어 내기 위해서 다양한 계약 방식을 전략적으로 사용할 수 있는 것입니다.
물리적 자원과 조달 관련 기획 변수들
시간과 자재도 물리적 자원과 조달과 관련된 중요한 기획 변수들입니다. 시간과 자재 방식은 고정가 계약과 원가 정산 계약의 특징을 모두 포함합니다. 이를 하이브리드 방식이라고 부를 수 있습니다. 자재와 인력을 단가 기반으로 공급하는 형태를 사용할 수 있습니다. 이는 투입량에 비례하여 정산하게 됩니다. 작업 기술서를 정확하고 신속하게 기술할 수 없는 경우 시간과 자재 방식을 사용할 수 있습니다.
회사에서 만약 긴급하고 신속한 용역 계약이 필요한 경우라면 추후 인력 충원을 고려하여 활용할 수 있는 방식입니다. 불확정 인도 불확정 수량의 경우, 고정된 기간 안에서 명시된 하한선과 상한선 범위 안에서 제품과 서비스의 수량을 정하지 않고 제공할 수 있는 방식입니다. 불확정 인도 불확정 수량 방식은 건축, 엔지니어링, 정보 통신 기술 분야 등 다양한 분야에서 활용될 수 있습니다. 적응형 접근 방식의 특성을 고려한 계약 유형의 경우, 가치 중심의 산출물을 기반으로 마일스톤과 지급 항목을 계획할 수 있습니다. 범위를 고정 금액의 아주 작은 산출물로 분할하여 비용을 지불하는 방법도 있습니다.
전체 액수가 정해진 방식으로 전체 예산을 제한하고 새로운 아이디어가 있을 경우 기존 작업과 대체하여 조정할 수 있습니다. 마감일을 준수하고 단축과 지연에 따라 서로 다른 비율로 보상할 수 있습니다. 일부만 구현하고도 충분한 가치를 제공했다면 취소 수수료 지불 이후 조기 취소와 선택이 가능합니다. 전체 계약과 적응형 계약을 분리해서 관리해야 합니다. 이는 다계층 구조 계약이라고 부릅니다. 프로젝트를 진행할 때 물리적 자원과 조달과 관련된 기획 변수들은 중요하게 다뤄야 합니다.