프로젝트 관리 방법은 프로젝트를 진행할 때 매우 중요한 영역입니다. 프로젝트 매니저는 프로젝트 관리 방법을 숙지하고 있어야 하며 케이스별 접근법을 통해서 프로젝트에서 발생하는 다양한 상황들에 대해서 대처할 수 있어야 합니다.
프로젝트 매니저는 프로젝트 상황에 잘 대응하는 것이 무엇보다 중요합니다. 이를 위해서는 프로젝트 관리 방법을 잘 알고 있어야 합니다. 그럼 이어서 프로젝트 관리 방법과 케이스별 접근법에 대해서 좀 더 자세히 알아보도록 하겠습니다.
프로젝트 관리 방법에 대한 이해
프로젝트 매니저는 프로젝트 진행 과정에서 다양한 프로젝트 이해 관계자들과 커뮤니케이션을 하게 됩니다. 프로젝트 이해 관계자와 회의를 하는 과정에서 전력에 보탬이 되는 이해 관계자가 있는 반면 전력에 보탬이 되지 않은 이해 관계자가 있습니다. 특히 회사에서 회의하는 과정에서 문제를 잘 일으키기로 유명한 이해 관계자들도 꼭 한 명 씩은 있습니다. 때에 따라서는 프로젝트 매니저의 권한에 대해서도 도전하거나 문제를 삼는 경우도 있습니다.
이러한 경우 프로젝트 매니저는 승인된 프로젝트 헌장을 통해 이해 관계자에게 프로젝트 매니저로서의 공식적인 권한에 대해서 참조할 수 있도록 해야 합니다. 프로젝트 매니저의 권한은 결국 임원의 승인을 통해 힘을 얻게 됩니다. 프로젝트 매니저의 권한은 임원이 승인해준 프로젝트 헌장에 명시되어 있습니다. 프로젝트에서 특정 이해 관계자가 해당 프로젝트에서 제시하는 결과가 성공 기준에 충족되지 않는다고 하는 경우도 있을 수 있습니다. 이러한 경우 프로젝트 매니저는 수립되어 있는 프로젝트 편익 추적 지표를 다시 검토해봐야 합니다. 프로젝트를 진행할 때 프로젝트 수행사와 함께 협력하여 프로젝트를 진행하는 경우가 많습니다.
만약 수행사가 프로젝트 매니저에게 프로젝트의 중요한 구성 요소에 대한 수량을 만들기 위해서는 시간이 더 필요하다고 하고 있지만 프로젝트 매니저 입장에서는 중요한 마일스톤의 계획 하에 프로젝트를 진행해야 하는 상황이다 보니 약속된 일정을 지키는 것이 중요한 상황일 수 있습니다. 이러한 경우 프로젝트 매니저는 일정을 지키기 위해 최소한의 결과를 만들 수 있는지를 다시 확인해봐야 합니다. 만약 워터폴 개발 방식의 프로젝트라면 일정을 준수하는 것이 무엇보다 중요합니다. 프로젝트 매니저는 일정과 관련되어서는 민감해야 합니다.
프로젝트 케이스별 접근 방법 설명
프로젝트는 일반적으로 프로젝트를 발주한 발주사와 프로젝트를 수주한 수행사가 협업을 통해 시스템을 개발하고 구축하게 됩니다. 수행사에서는 프로젝트 팀을 구성하여 프로젝트에 참여하게 됩니다. 프로젝트 팀은 고객사에서 정의하고 있는 보안 규정을 잘 준수해야 할 의무가 있습니다. 그리고 수행사의 프로젝트 관리자는 발주사인 고객사의 규정 준수를 모니터링하고 관리해야 합니다. 프로젝트 매니저는 이를 위해 정기적인 프로젝트 감사 일정을 계획하는 것이 좋습니다.
고객사의 프로세스와 규정에 대해서는 고객사 담당자들과도 논의하고 프로젝트 팀원들과 논의를 해야 하지만 가장 먼저 정기적인 검토를 프로세스로 만들어 놓는 것이 중요합니다. 고객사 담당자들과는 비기능 요건들을 수보하는 프로세스를 통해서 보안 담당자들과 미팅을 통해서 내용을 확인하고 진행할 수 있습니다. 프로젝트 매니저는 프로젝트 팀원들과의 관계가 좋아야 합니다. 하지만 상황에 따라서는 프로젝트 매니저와 프로젝트 팀원 간 갈등이 발생할 수 있습니다. 특히 프로젝트 팀원들 중 실력이 있으면서 숙련된 팀원은 자신만의 방법론이 있기 때문에 프로젝트 매니저의 지시나 관리 방법에 대해 동의하지 않을 수 있습니다.
만약 프로젝트 매니저 입장에서 숙련된 프로젝트 팀원이 성과는 매우 뛰어나지만 자신의 의견에 동의하지 않고 자신이 결정한 사항을 제대로 이행하지 않고 있다면 해결 방법을 모색할 필요가 있습니다. 상황에 따라서는 프로젝트 팀원들 중 일부 팀원은 해당 팀원의 저항을 지지하는 경우도 있을 수 있습니다. 프로젝트 매니저 입장에서는 무조건적으로 강압적인 방법으로 해결하고자 한다면 오히려 문제가 커질 수 있습니다. 프로젝트 매니저는 해당 팀원이 무엇을 원하는지를 이해하고 이를 해결할 수 있는 가능한 방법들과 기회들을 모색하는 방향으로 접근하는 것이 좋습니다.
시니어 프로젝트 매니저의 지원 방법
프로젝트를 진행하는 과정에서 프로젝트 매니저는 일부 인도물이 새로운 법적 요건을 완전히 준수하는지 여부를 확신하지 못하는 경우가 있습니다. 이러한 경우 프로젝트 매니저는 관련 이해 관계자들과 함께 프로젝트 인도물이 새로운 법적 요건을 준수하지 못함에 따라 발생할 수 있는 결과를 평가하고 논의하며 합의한 조치에 대해서는 리스크 관리 대장에 업데이트할 필요가 있습니다. 프로젝트를 진행하는 목적은 비즈니스 가치를 만들어 내기 위해서 입니다. 따라서 프로젝트를 진행하고 나면 비즈니스 가치를 만들어야 합니다.
회사에서는 프로젝트 관리와 관련된 위원회를 통해 프로젝트를 진행할지 말지를 결정할 수도 있고 프로젝트 최종 후보를 리스트화 하여 이 중에서 어떤 프로젝트를 진행할지를 선정할 수 있습니다. 회사에서 프로젝트를 선정하는 기준은 비즈니스 가치를 가장 극대화할 수 있는 프로젝트 입니다. 상황에 따라서는 비즈니스 본부장의 의사 결정에 따라 결정될 수도 있습니다. 프로젝트 팀원들 중 성과가 높은 팀원이 있을 수 있습니다. 이러한 팀원은 보상 받아야 합니다. 프로젝트 매니저 관점에서 특정 팀원의 성과가 급격하게 높아진 것을 발견하게 되면 프로젝트 매니저는 팀원의 성공을 공식적으로 기록하는 것도 하나의 좋은 방법입니다. 그렇게 하기 위해서는 해당 팀원의 공헌을 인정하는 문서 등을 기능 관리자나 부서장, 또는 직원이 속한 본부장에게 송부할 수 있습니다. 프로젝트 매니저 중에서는 주니어 프로젝트 매니저가 있고 시니어 프로젝트 매니저가 있습니다.
프로젝트도 쉽고 간단한 프로젝트가 있는 반면, 복잡하고 어려운 프로젝트가 있습니다. 시니어 프로젝트 매니저는 주니어 프로젝트 매니저에게 멘토로써 활동할 수도 있습니다. 이 경우 시니어 프로젝트 매니저는 주니어 프로젝트 매니저에게 잠재적인 문제가 발생할 수 있는 조기 경고 지표를 가이드 해 줄 수 있고 시니어 프로젝트 매니저가 경험하고 진행했던 과거 프로젝트 문서도 제공할 수 있습니다. 또한 주니어 프로젝트 매니저 입장에서 경험하게 될 어려운 상황에 대해서 편하게 멘토와 상의하거나 논의할 수 있습니다. 이러한 효과가 있기 때문에 회사에서는 전략적으로 이러한 멘토링 구조를 활용할 수 있습니다.
다양한 상황에 대한 대처 능력 향상
프로젝트 매니저 입장에서 새로운 조직을 처음 접하는 경우도 있습니다. 이 경우 프로젝트 매니저는 새로운 조직의 팀원들과 이해 관계자에 대한 정보를 수집하거나 확보해야 합니다. 이 과정에서 이해관계자들의 현재 역할, 참여한 이전 프로젝트 내용, 회사 내 영향력 수준을 확인할 수 있습니다. 프로젝트 매니저는 이 경우 이해관계자 분석을 통해 이해관계자들에 대한 정보를 체계적으로 정리하고 관리해야 합니다. 프로젝트가 진행되는 과정에서 스폰서가 프로젝트 팀에게 최종 제품을 확인하는 과정에서 중요한 기능을 더 추가할 것을 지시할 수 있습니다.
프로젝트 매니저는 프로젝트 팀원들과 상의한 결과 해당 변경 사항은 원래의 계획했던 프로젝트 인도물의 인도 일정과 예산에 큰 영향을 줄 수 있는 것으로 판단되는 상황이 발생할 수 있습니다. 이러한 경우 프로젝트 매니저는 해당 분석 결과에 대해서 다시 의사 소통하고 이해관계자들과 함께 필요한 인력과 자원, 그리고 시간에 대해서 협상하고 협의해야 합니다. 이는 개발 과제 중 우선순위가 높아지게 된 것이며 새로운 목표 달성을 위해서 활동해야 합니다. 프로젝트 매니저는 교체 될 수 있다는 사실을 알아야 합니다. 특히 수행사의 프로젝트 매니저는 고객사가 원하지 않을 경우 고객사의 요청에 의해 프로젝트 매니저가 교체될 수 있습니다. 상황에 따라서는 프로젝트 매니저가 그만 두는 경우도 있습니다. 그렇게 되면 해당 프로젝트 팀에는 새로운 프로젝트 매니저가 배정되게 됩니다.
새로운 프로젝트 매니저는 프로젝트의 상황과 프로젝트 팀에 빠르게 적응하고 업무를 할 수 있도록 준비하고 진행해야 합니다. 이러한 상황이 실제로 많이 발생하기 때문에 프로젝트 매니저라면 이러한 상황에 적응할 수 있는 능력과 역량을 키우는 것도 중요합니다. 프로젝트 상황에 따라 비즈니스 팀에서 프로젝트를 잘 지원하지 않는 경우도 있습니다. 이러한 경우 대부분 해당 비즈니스 사이드의 임원이나 부서장의 지원을 받지 못하는 경우가 대부분입니다. 프로젝트 매니저 입장에서는 이러한 문제를 해결하기 위해서 이해관계자들의 영향력을 먼저 파악하고 이해 관계자의 분석을 진행하고 난 다음 실제 지원을 구해야 할 것입니다.